Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Вышеприведенные примеры иллюстрируют четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка дел. Правильно составленный список дел не требует большего количества компонентов. Собственно говоря, чем проще список, тем меньше он будет отвлекать пользователя. Производительность труда измеряется объемом работы, которую пользователи проделают в соответствии со списком дел, а не объемом работы по организации этого самого списка.

И многим пользователям нравится отвлекаться. Множество людей, если поставить их перед выбором – сделать дело или потратить несколько минут на выбор цвета для задачи в списке, – предпочтут второе. Цветовое кодирование задач – это весело, красиво смотрится и не требует особых мыслительных усилий. Непосредственная же работа с задачей, напротив, отнимает время и энергию, чревата неудачей и, возможно, совершенно неинтересна. Пользователям лучше применять такой инструмент, который побуждал бы их приняться за работу, а не бесконечно настраивать данные в таблице.

О длинных списках

Список дел, грамотный с цифровой точки зрения, заставляет пользователя концентрироваться только на том, что нужно сделать за сегодняшний день. Есть только один недостаток: если дел слишком много, то список задач быстро обнажает неприятную истину. Когда пользователь заканчивает вносить задачи в список, то дела, требующие неотложного внимания, могут простираться на весь экран – крайне деморализующее зрелище. Некоторые пользователи в отчаянии вновь возвращаются к прежним технологиям – возможно, другие функции или раздельные списки дел помогут справиться с проблемами. Один пользователь написал такое письмо:

Что делать с очень длинными списком дел (150 пунктов и более)? Я пользуюсь [сложной бумажной системой] и думал о ней как о перечне моих дальнейших действий. Поскольку вы защищаете подход «сведения до нуля» применительно к электронной почте и спискам дел, то что бы вы посоветовали? Нужно ли создать другой список в качестве напоминания? Или такие длинные списки – это нормально?

Простой факт состоит в том, что список дел не виноват, если у вас слишком много работы. Списки дел только указывают, что нужно сделать, помогают организовать работу и расставить приоритеты. Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователи начнут думать, как реорганизовать работу или даже частично от нее отказаться. Худшее, что может сделать список дел, – затемнить проблему, отвлекая внимание пользователей бесчисленными ненужными функциями и сложностью своего устройства.

Однако пользователи по возможности должны откладывать работу. Если сегодня решить все 150 задач невозможно, нужно отложить их до определенного момента в будущем, когда к ним реально вернуться. Но если сотрудник подозревает, что он вообще не сможет закончить работу и что все 150 задач будут тянуться за ним постоянно, то эту проблему нужно решать вне зависимости от любых систем и программ. Возможно, если поговорить с начальником, то часть дел можно переложить на кого-то другого. Но ни одна система, какой бы сложной и высокотехнологичной она ни была, не может справиться с проблемой, которая возникла не в цифровом мире.

Успех в управлении списками дел легко оценить по количеству элементов ежедневного списка. Подобно оценке количества писем в почтовом ящике оценка количества задач – легкий способ понять, насколько пользователь продвинулся на пути к завершенности. Все обладающие цифровой грамотностью люди должны очищать раз в день почтовый ящик. Так и список дел они должны очищать как минимум раз в неделю. (Ежедневно решать все задачи из списка на день невозможно, тем более что некоторые дела требуют нескольких дней работы.) Разве не прекрасно уходить с работы вечером в пятницу в предвкушении выходных, ощущая завершенность после того, как почтовый ящик и список дел очищены. (Конечно, только до понедельника.)

Использование списка дел для проверки

Еще одно преимущество списка дел, который связан с электронной почтой: возможность проверки. Используя поле письма «Скрытая копия» пользователь может применять список дел как лучшее в мире средство для проверки.

Вот два частых сценария, которые вызывают необходимость проверки.

1. Подтверждение: после того как вы в письме задали кому-то вопрос, дали задание или поручили какое-то дело, нужно убедиться, что человек понял, что ему поручено, и выполнит эту задачу за соответствующее время.

2. Завершение: затем нужно проследить и убедиться, что задача выполнена вовремя или отложена.