В интересах сбора разведывательной информации за рубежом в качестве «соглядатаев» часто использовались послы и члены временных русских посольств, направлявшихся для переговоров за границу. Для выполнения тайных поручений Посольский приказ привлекал также гонцов, купцов, представителей духовенства и иностранцев. В числе последних были купцы, церковнослужители, члены зарубежных посольств в Москве, перебежчики и др.
В зависимости от страны назначения и важности посольства формировался его состав. Оно могло состоять из двух, трех, четырех человек, а иногда это число возрастало и до нескольких сотен. Среди ближайших помощников послов и посланников могли быть также приказные дьяки и подьячие различных государственных учреждений. Будучи «товарищами» послов или посланников, приказные дьяки являлись главами посольских походных канцелярий («шатров»). На них в основном ложилась подготовительная работа при составлении текстов международных договоров во время посольских съездов. Непосредственными исполнителями были подьячие, которые вели все посольское делопроизводство, переписку, оформление статейных списков и т. д.
Во время подготовки посольства к отправлению и по мере его продвижения в страну назначения Посольский приказ вел служебную переписку с различными административными учреждениями и должностными лицами. Переписка велась посредством так называемых «памятей», в которых содержались различные распоряжения. В конце XV — начале XVI вв. «памяти» послам исполняли функции наказов, тех или иных поручений за рубежом. В наказах членам посольских миссий подробно перечислялись цели и задачи посольства: поручения, возложенные на главу миссии, его обязанности и нормы поведения в чужой стране, а также излагались речи и ответы на возможные вопросы. Среди главнейших вопросов, на которые Посольский приказ заранее готовил ответы, в XVI в. были: определение границ с Польским королевством и Великим княжеством Литовским; военная помощь России со стороны Крымского ханства; взаимоотношения с Казанью, Астраханью и Османской империей. Наказы включали в себя также предписания о сборе разведывательных сведений, отражающих различные стороны жизни государства, в которое направлялось посольство.
О результатах выполнения наказов местные воеводы и дипломаты сообщали в Посольский приказ в так называемых «отписках». В конце XV — начале XVI вв. «отписки» стали своеобразным отчетным документом дипломатов. Со второй половины XVI в. эту функцию исполняют «статейные списки», а «отписки» становятся сводками краткой, оперативной информации. Содержание статейного списка излагалось по статьям и пунктам наказа. Статейные списки составлялись дьяками или подьячими, а затем корректировались главой дипломатической миссии. В XVI в. статейные списки являлись главным источником информации о событиях за рубежом. Русские послы получали различного рода сведения от придворных, дипломатов, служилых людей, купцов, путешественников и др. Статейные списки, а также привозившиеся послами из-за рубежа различные документы имели решающее значение для выработки внешнеполитического курса Российского государства.
Отличительной чертой донесений русских послов, как правило, являлась их фактографичность: они были лишь перечнем фактов (событий), без анализа. Такой характер «вестей» определялся их исключительно информативным назначением, отсутствием у русской дипломатии традиций отношений с иностранными государствами и профессиональных навыков у послов. Статейные списки как форма дипломатических отчетов просуществовали до первой четверти XVII в., когда в России была введена система постоянных дипломатических представительств за рубежом. Регулярно поступавшие оттуда сведения сделали ненужными статейные списки, и составление их постепенно прекратилось.
Во второй половине XVI в. основное внимание Посольского приказа сконцентрировалось на отношениях с Польско-Литовским государством, Крымским ханством, на Валахии и Турции. Другие европейские страны почти не привлекали внимания Приказа
[349].