Готовность ко всему

Создание незаметно функционирующей системы — часто самая большая возможность усовершенствования своей продуктивности. В девяти из десяти случаев, у людей имеются неработающие системы поддержки рабочего процесса, которые не функционируют только потому, что они сами по себе являются ещё большей работой. Большинство механизмов самоорганизации и программного обеспечения, проданные за последние двадцать пять лет, концептуально имеют смысл, но не способны функционировать достаточно надёжно, как люди не пытаются их скоординировать.

Когда количество того, чем необходимо управлять увеличится, или увеличится требование к скорости обработки, система, если она спроектирована неправильно, или у пользователя не выработалась «до автоматизма» привычка её использования, начнёт разваливаться.

Пример плохо спроектированной системы — система хранения справочной информации, в которой документы хранятся в подвешенных на крючках папках с наклеенными этикетками. Большой объём документов и возникшая необходимость быстрой работы с ней просто убивают такую систему. Часто оказывается, что гора материалов, которую необходимо в ней разместить, так и остаётся просто горой. Никто не хочет иметь дело с переполненными, сложными для заполнения шкафами. Обычные файлики с этикетками (без всяких крючков), с одним файликом на папку, могут противостоять увеличившимся требованиям без особых хлопот. Другой пример систематически встречающегося «узкого места» — это использование компьютерной мыши для выполнения действий, которые можно осуществить в четыре раза быстрее с помощью «горячих клавиш». Нам часто встречаются искушённые профессионалы, чьё конструктивное мышление и процесс взаимодействия с другими людьми блокируются лишь потому, что от них требуется слишком большое сознательное усилие для создания, написания и отправки по нужным адресам электронных писем.

Вы должны разработать свою собственную удобную систему поддержки рабочего процесса. Вам нужна своя собственная «домашняя база», целиком своя, со всеми своими рабочими инструментами и навыками, срабатывающими «на автомате». Вы не должны заново заниматься разработкой последовательности рабочего процесса всякий раз, когда вы приступаете к работе. Последние двадцать лет я проводил в дороге 250 дней в году, и я теперь могу достаточно хорошо работать в своём «виртуальном» офисе. Но я могу работать ещё лучше в своём офисе, за своим столом, со своими папками и своими инструментами, где всё находится на своём месте. И в абсолютно спокойном состоянии, поскольку мне нравится работать с максимальной эффективностью — без всяких помех или отвлечений.

Те цепи связывают нас наиболее крепко, которые мы порвали.

Антонио Поркья

Между прочим…

• Какие действия вы выполняете «на автомате», без необходимости их предварительного обдумывания?

• Над какими частями вашей системы вы вынуждены всё ещё раздумывать? Что бы вы могли сделать, чтобы работать с ними «на автомате»?

• Как у вас обстоят дела с рабочим местом дома? Что бы вы могли сделать, чтобы повысить его функциональность?

33. Функция обуславливается формой

В большинстве случаев, создание правильного контекста и структуры гарантирует и выполнение. Форма часто вызывает смену концентрации, а затем и намерений, которые направляют вашу творческую энергию в нужное русло. Если вы намереваетесь позаниматься спортом, наденьте свой спортивный костюм. Если писать книгу — придумайте ей название и загрузите текстовый редактор. Хотите в чём-то продвинуться на работе? Сформулируйте тему собрания и организуйте его. Займитесь вопросом, и он разрешится.

Вы будете стремиться туда, где пребываете вы сердцем.

Норман Винсент Пил

Какие кастрюли необходимо помешать?

В этом эссе рассматривается уровень приложения наших методологий, эффект от которых, откровенно говоря, испытали на себе совсем немногие люди. А ведь эти методики настолько легко доступны, и обладают такой потенциальной значимостью по отношению к качеству нашей жизни, что я решил напомнить вам об этом ещё раз.