Говорите ясно и убедительно

Тим должен был представить информацию на встрече с высшим руководством своей компании (большими шишками), оформить ее нужно было особенно тщательно. Что сработает с привычной аудиторией, может не сработать с теми, кто наделен особыми полномочиями. Они будут поглядывать на часы и не постесняются прервать вас.

(Об этом я советую прочитать в книге Фредерика Гилберта «Говорите громче». Она предназначена для менеджеров среднего звена, которым приходится выступать перед руководителями компаний. Гилберт знает, как делать презентации в жестких условиях бизнеса, поскольку у него огромный опыт консультирования менеджеров среднего и высшего звена.)

Руководителей Джима интересовала суть дела, это и стало для него отправным пунктом. У него не было ни раздаточного материала, ни слайдов, только он сам и его факты. Представьте себе эту самую суть дела в виде вершины пирамиды, в основании которой лежит заключительная часть речи.

Обычно это простая идея, которая подводит черту под информацией, логично изложенной в «верхней части пирамиды». Например, мы начинаем выступление с фразы «Нам необходимо поменять поставщика офисной бумаги». Тогда большой босс может сказать «Меняйте!» или спросить: «Какие еще варианты?»

Тогда вы переходите к блоку информации, на которую это утверждение опирается, и говорите: «Это или Тайвань, или компания “Милпитас”».

Большой босс может перебить вас в любую минуту, в зависимости от того, сколько времени он решил на это потратить. Например, есть еще вопросы: «Что мы знаем о соотношении времени и цен?» Но вы предвидели этот вопрос и готовы ответить и про Тайвань, и про «Милпитас». Пирамида информации будет выглядеть вот так:

Посмотрите, как простая мысль о том, что надо логически структурировать содержание выступления, учитывает потребность аудитории в ясности изложения и экономии времени. Мы повернулись лицом к слушателям. Вы никогда не будете давать им больше информации, чем необходимо, или не ту информацию, которая им нужна.

Но – стоп! Большой босс может продолжить задавать вопросы: «Зачем тратить наше время на разговоры о бумаге, боже мой!» Как и многие выступающие, мы тут же зацепимся за вопрос и приступим к ответу. Есть особая вводная структура, которая позволяет кратко изложить историю вопроса. Формат такой: ситуация – детали – вопрос – ответ.

Ситуация: Мы всегда закупали бумагу в компании «Краун».

Детали: У них только что был серьезный пожар, и они закрываются. Вопрос: Где нам теперь брать бумагу?

Ответ: Вот информация по этому вопросу (и переходим к исходному тезису о том, что нам нужен новый поставщик бумаги).

Следуя такому подходу, вы увидите, что все присутствующие согласны, кивают головами и готовы принять ваш вариант, потому что понимают, с чем это связано. Обратите внимание, что сам по себе вопрос далеко не очевиден. Можно и другие задать. («Может быть, нам написать им письмо и выразить сочувствие?») Ответ должен содержать лишь ту информацию, которая связана с конкретно заданным вопросом и выстроена в соответствии с предлагаемой логикой общения.

Делайте так, и ваши большие боссы будут довольны. Обещаю! Но рассуждать о логической организации легко, а делать сложнее. Вы уже привыкли структурировать свои выступления именно так, а не иначе, и эти новые идеи могут показаться бременем для вас. Многим людям нравится рассказывать о событиях в том порядке, в котором они произошли, но кому это интересно? Подавайте информацию в том порядке, в котором слушателям будет проще ее воспринять.

Найдите новые истории для презентации и пропустите их через матрицу ситуация – детали – вопрос – ответ. Многие истории начинаются с деталей. Подумайте о том, что могло предшествовать этому. Применяйте организационную логику. Так получаются отличные доклады – и письменные, и устные. Пусть большой босс будет счастлив.

Светская беседа

Вы восхищаетесь людьми, которые могут легко и непринужденно вести как светские беседы, так и деловые разговоры? Они так естественно болтают с абсолютно незнакомыми людьми. Думаю, да. Значит, вы, скорее всего, стоите в это время в углу с бокалом в руке, чувствуя себя одиноким и не в своей тарелке. Или вцепились в своего знакомого, глядя на тех, кто ходит туда-сюда, общается, знакомится со всеми и получает от этого удовольствие.

В этой некомфортной для вас обстановке вы, наверное, думаете: «Все эти легкие разговоры – как петля на моей шее, я чувствую себя больным и глупым. Поэтому вся эта болтовня – глупость, пустое времяпрепровождение, и мне надо держаться от всего этого подальше».