Я руководитель отдела

Архив – справки, отчеты, регистрация и заполнение трудовых книжек, обработка готовых документов (регистрация, проставление печатей, ознакомление работников, раскладка по местам и т.п.) – основном это были документы по ЦО и тех, кто работая в других городах, оформлялся в ЦО. Работник этого направления при необходимости встает на помощь другим участкам, в первую очередь ЦО.

Регионы – тоже самое, но в филиалах.

Отпуска – оформление документов на отпуска и командировки, больничные по всей Компании. Работник этого направления при необходимости встает на помощь во вторую очередь после Архива.

Чтобы не запутаться, мы все функции по направлениям записали. Бросили жребий, кто на какой участок садится. Исходя из жребия составили график. Договорились, что в отпуска можно идти, только находясь на участках Отпуска и Архив. И начали работать.

Первые дни в кабинете царил полный хаос. Девочки то пытались помочь другим выполнить дела по хорошо знакомым участкам, то бегали друг к другу спрашивали, что и как. Впоследствии они рассказывали мне, что ругали себя за такую придумку и несколько раз хотели предложить вернуться к старому порядку. Но что-то их зацепило. Уже через пару недель хаотичное беганье по кабинету стало более спокойным. Хотя у девчонок постоянно возникали вопросы друг к другу. Кстати, это очень сильно помогло им сплотиться.

Когда закончился первый месяц, девочки начали передавать по графику свои участки. Вот тут-то и вылезли вопросы всеобщей стандартизации. Крупными буквами они писали для себя правила, в каком порядке обрабатывать документы, как хранить. Это оказалось настолько критично, что специалисты готовы были сами покарать того, что отступал от общих правил.

Достаточно долго мне пришлось приучать девочек, что они передают свой участок вместе со своими недоделками и ошибками. И за их ошибки и недоделки теперь отвечает тот, кто принял дела. Здесь уже я лично пресекала все их попытки сунуться на свой прошлый участок для доделок и исправлений. После первых охов, ахов и извинений друг перед другом девочки начали к концу месяца приводить свои документы в надлежащий порядок и внимательнее относиться к ошибкам.

Лично для меня это был приятный бонус – дополнительный самоконтроль. Новый человек приходил в начале месяца на участок и не замыленным глазом отмечал недочеты. Конечно, они покрывали друг друга и далеко не все мне сообщали, но это и не было моей целью. Главное – ошибок стало гораздо меньше.

Также хорошим ходом с точки зрения контроля была передача готовых документов в обработку другому человеку. Напоминаю, оформлялись документы на участках ЦО, Отпуска и реже в Регионах, а обрабатывались на участке Архив, что позволяло архивисту замечать и вовремя исправлять какие-то погрешности.

Наиболее ответственными, естественно, были участки ЦО и Регионы. На участке Отпуска девочки жаловались на монотонность и скуку. А на участке Архив, наоборот, бестолковая беготня. Поэтому мы сразу договорились, что, во-первых, никогда не будем ставить подряд ЦО и Регионы. Последовательность выбрали такую: ЦО – Архив – Регионы – Отпуска. А во-вторых, сидящие на Архиве всегда помогают тем, кто на ЦО и Регионах и заменяют их во время болезни. Если что-то случалось с Архивистом, то на помощь шел Отпускник. Хотя его мы старались не трогать, т.к. работа с отпусками, командировками и больничными носит «он-лайновый» характер.

Из недостатков такой системы распределения обязанностей можно назвать некоторый спад скорости работы в первые два-три дня перехода на новый участок, связанные с необходимостью «въехать» в несколько забытую тему. Ведь на каждом участке работник сидит один раз в четыре месяца. А также длительность подготовки новых работников – от восьми месяцев до года, т.е. по два – три месяца на каждом участке.

Но зато сколько плюсов!

– Работники ведут КДП в полном объеме.

– Цикл работы увеличивается с одного месяца до четырех, что притупляет ощущение «бега по кругу».

– Внесение данных в программу, хранение промежуточных и готовых документов полностью стандартизировано.

– Контроль ошибок друг за другом, поскольку и документы проходят через разных работников, и отчеты снимаются разными работниками.

– Практически исключается возникновение договоренностей с «любимчиками».

– Работники на месяц погружаются в одну тематику, меньше переключаются на другие вопросы, т.е. скорость работы увеличивается.

– Сохраняется возможность развития для неопытных работников. В частности, принимая слабого специалиста, мы ставили его на Архив. Он там мог просидеть и месяц, и два. Остальным мы просто меняли немного график смены участков. Теоретически неопытного работника можно подержать некоторое время на двух участках Архив-Отпуска.

– Архивист, у которого немного «он-лайновой» работы, в любой момент может встать на помощь на любой участок или заменить заболевшего.