Информатизация бизнеса. Управление рисками

• сопротивление всего или значительной части персонала самому внедрению и сопутствующим нововведениям;

• несоответствие конкретных бизнес-процессов предприятия эталонным процессам, реализованным в учетно-управленческой системе;

• затрудненная интеграция ИТ-системы с уже имеющимися на предприятии системами автоматизации управления.

Для избегания критичных проблем и достижения успеха проекта необходимо понять, что будет сделано в проекте и чего делаться не будет. Большинству руководителей ИТ-проектов знакома ситуация, когда функциональные заказчики начинают говорить, что функциональность, которая ранее была не нужна, вдруг оказывается срочно необходимой. Это обычно приводит к нарушению намеченного плана работ и является результатом недостаточной предварительной работы с функциональными заказчиками.

Более того, даже если требования и спецификации хорошо продуманы и задокументированы, по мере продвижения проекта все равно возникнут непредвиденные обстоятельства и решения. Поэтому важно с самого начала договориться, по крайней мере по поводу крупных модулей системы, и подписать соответствующее соглашение. Требования к проекту и спецификации должны быть одобрены бизнес-отделами, проблемы которых данный ИТ-проект и призван решить.

Вовлеченность сотрудников

Часто ответственность за ИТ-проект полностью перекладывается на ИТ-отдел, потому что заказчики находятся в плену иллюзии: «закончите полностью – тогда покажете».

Когда ИТ-проекты идут таким образом, они редко соответствуют запросам заказчиков. Дело не только в заказчиках, организационная вина ИТ-отделов тут тоже есть. Руководители проектов должны понять, что в их собственных интересах выстроить свои процессы, гарантируя максимальное вовлечение заказчиков в процесс работы над проектом. Отсутствие такой организации обязательно снизит коэффициент удовлетворенности.

ИТ не должна инициировать никакие проекты без гарантии вовлеченности функциональных заказчиков и необходимого времени для их участия в проекте. Топ-менеджмент компании должен организовать процессы таким образом, чтобы все стороны, участвующие в проекте, разделили ответственность за проект.

Оценка рисков проекта

Внедрение нового приложения несет в себе больший потенциальный риск для эффективности бизнеса, чем обновление существующей системы. К рискам конкретного проекта относят риски, связанные с поставщиками ПО, например возможность поставщиков обеспечить оговоренную производительность или необходимость привлечения других поставщиков. Обстоятельства внутри компании-поставщика могут измениться. Например, на половине проекта поставщик может принять решение снять с производства линию аппаратного обеспечения, которая используется для данного проекта. Кроме того, к рискам конкретного проекта относят возможности потери ключевых специалистов.

Измерение результативности проекта

Аккуратная отчетность по проекту – это звучит просто, но на деле оказывается немалой проблемой. Реальность такова, что отчеты о статусе ИТ-проектов чрезмерно оптимистичны. Главная проблема здесь в том, что приукрашенный отчет гораздо удобнее для всех отделов, так как дает чувство устойчивого прогресса. Однако большинство сложностей, с которыми сталкиваются ИТ-проекты, можно преодолеть различными управленческими решениями. По мере того как проблемы возникают, менеджмент будет искать способы уменьшить негативные последствия и устранить источник этих проблем, однако давление, которое развивается в эти моменты, чаще всего изменяет ход проекта.

Для обеспечения успеха проекта сформулируем критические факторы успеха (КФУ) ИТ-проекта, то есть факторы, реализация которых позволит выполнить ИТ-проект в срок, в рамках бюджета, с заданным качеством:

1) наличие четких целей внедрения;

2) обязательное участие высшего руководства заказчика в процессе разработки системы и ее внедрения;

3) все сотрудники должны четко осознавать необходимость внедрения ИТ, оказывать посильную помощь, обучаться работе с ИТ;

4) участие всех ключевых пользователей системы в формулировке требований, разработке, тестировании, внедрении системы;

5) управление качеством и введение системы изменения результативности на основе показателей эффективности;

6) управление рисками на всех этапах ЖЦ проекта и своевременная минимизация рисков;

7) формирование единого глоссария терминов в области управления ИТ-рисками и установление единого «языка» общения между ИТ и бизнесом.