Интегрированный тайм-менеджмент

СВАДЬБА:

ПРОЕКТ С ТОРТОМ В ФИНАЛЕ

Даже если вы впервые слышите об управлении проектами, но в свое время готовили свадебную церемонию, вы в курсе, что это такое: и жесткие рамки бюджета, и жесткие рамки времени, и отсутствие опыта, и сильнейшее напряжение. Потому-то специалисты по организации свадебных церемоний и выпускают руководства вроде «Что делать, если впереди свадьба». Собственно, это курс управления проектами для непосвященных.

Коротко говоря, управление проектами проливает свет на предстоящее дело и старается предугадать все нюансы проекта прежде, чем вы с ними столкнетесь в работе. Эта система не превращает работу в отдых, однако ее принципы и правила гарантируют разумное использование сил и средств. Этап планирования предусматривает высокий уровень предвидения (учет), этап контроля обеспечивает ясную информацию и инструкции (влияние), а все вместе они складываются в путеводитель, помогающий удерживать проект на заданном курсе (исполнение).

И КАКОЕ ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?

Да самое прямое! Управление проектами лежит в основе умения правильно распоряжаться временем, поскольку все, чем вы занимаетесь, в той или иной степени является проектом. Каждый день — это проект, каждая неделя — проект, и месяц, и любая работа, и отпуск, и вообще любое событие вашей жизни. Управление проектами преподает вам уроки, крайне важные для оптимального использования времени. Например:

• Значимость планирования. Не пожалев времени на то, чтобы создать реалистичный, гибкий план, вы получите ясную картину своего рабочего дня, а значит, увидите пути преодоления трудностей (влияние коллег), а также найдете способы распределения заданий между подчиненными.

• Необходимость контроля. Выкроив в течение дня время на то, чтобы внести в свой план необходимые уточнения и сообщить о них коллегам, вы обеспечиваете четкость своих мыслей и действий.

• Завершение: потрудитесь поставить точку в каждом деле. Любители перескакивать от одного дела к другому без оглядки на результат рискуют забыть что-нибудь важное. Доведение до логического конца каждой отдельной задачи гарантирует, что ничего не будет упущено. Доведение до логического конца каждого рабочего дня гарантирует непрерывный контроль и совершенствование.

• Ценность прошлого опыта для предвидения будущего. Нередко можно услышать такое оправдание: «Я не могу воспользоваться методикой оптимального использования времени, поскольку каждый следующий день отличается от предыдущего». Это не совсем так. Если бы вы вернулись в прошлое и понаблюдали за характером работы в течение более длительного периода — скажем, за месяц, квартал, год или пять лет, то наверняка обнаружили бы определенные шаблоны, с помощью которых вполне возможно предугадывать развитие будущих событий с гораздо большей степенью вероятности, чем вам казалось. Подробнее об этом мы поговорим в разделе «Проводим учет».

КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ

Критический путь — еще один термин из области управления проектами, имеющий отношение к оптимальному использованию времени. Критический путь — это кратчайшая временная шкала проекта, т. е. наименьший объем времени, за который могут быть завершены все этапы проекта.

Наподобие вагонов поезда, эти этапы жестко связаны между собой, так что, если одна из задач выполняется с опозданием на день или хотя бы на несколько часов, все последующие тоже опаздывают, а в итоге и проект выходит за временные или финансовые рамки.

Толковый менеджер проекта предпочитает не зависеть от критического пути, однако осознает, что вычертить эту шкалу необходимо, чтобы в планировании продвигаться от даты завершения проекта назад — и прибавить немного времени на неизбежно возникающие экстренные ситуации. К примеру, на задачу, которую реально выполнить за два дня, менеджер отведет три дня, с тем чтобы неожиданная помеха, отнявшая даже целый день, не отодвинула дату завершения проекта.

КАКОЕ ОТНОШЕНИЕ КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ ИМЕЕТ К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?

Масса людей ежедневно следуют критическим путем. Деловые встречи идут одна за другой, проекты и сверхсрочные дела заполняют рабочий график так плотно, что о перерыве на обед не может быть и речи.

В стремлении все успеть человек цепляет одно дело за другим, словно вагоны нескончаемого товарного состава, а в итоге неотвратимо выбивается из графика.