Искусство бесстрессовой продуктивности

Быть может, вы никогда не задумывались над этим, но этикетки в нашей работе критичны. Тысячи профессионалов и фри-лансеров, с которыми я работал, сейчас завели себе свои собственные этикетки, и мои рабочие архивы полны комментариев типа «Невероятно — а я и не верил, какая будет разница!» «Наклеиватель этикеток» можно использовать, чтобы «обэтикетить» ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.

Лично я рекомендую «нашлепыватели этикеток» фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, из тех который можно поставить на стол. К нему купите и набок этикеточных лент.

Можно делать надписи для этикеток, используя специализированное программное обеспечение и принтер, но я советую подписывать их вручную.

Если вы дожидаетесь, пока документы скопятся, чтобы разложить их по папкам и обклеить этикетками, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельных прозрачных файликов для каждого листочка, добавится также фактор формальности, который на самом деле притормаживает всю систему.

Папки для бумаг.

Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки небольшого формата). Возможно, вам понадобятся и несколько одинаковых ящиков для папок. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.

Ежедневник.

Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнетесь с такими задачами, которые должно будет туда занести. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список дел, которые нужно сделать, он должен быть планом боевых действий с указанием событий, назначенных на определенное время или на определенный день.

Сегодня большинство менеджеров свои календарные системы наладили. Системы эти очень разные: карманные блокнотики с возможностью обзора недели целиком; блокноты, из которых можно вырывать листки с планом на день, неделю, месяц или год; индивидуальные ежедневники в наладоннике; большие доступные группе людей электронные ежедневники, которые используются всей компанией, например, Outlook или Lotus Notes.

Ежедневник нередко является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминанями о событиях. Скажем, у вас много напоминания и несколько дат, которые вы хотели бы внести в ваш ежедневник. Не стоит на этом останавливаться: надо объединить ваш ежедневник с другими инструментами организации информации в более полную гибкую систему, которая слаженно заработает, как только вы начнете применять наш метод.

Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента огранизации.

Корзина для ненужных бумаг / Мусорка.

Весьма вероятно, что вам придется выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным — поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!.

Нужен ли вам органайзер?.

Нужен вам органайзер или нет, зависит от нескольких факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, повестках дня и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова — это не склад для хранения напоминаний об обязанностях, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управлять ими внешним образом. Можно наладить бумажную систему: хранить листы в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо же вы можете как-то это все скомбинировать.

Когда вы уже решили, как обрабатывать свои материалы и что именно надо организовать, то все, что вам осталось сделать — это составить списки.

Все вышеперечисленные инструменты можно использовать для сбора, обработки и организации, например, простые листы и лоток под них. Пока вы работаете со своей корзинкой информации, вам придется выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, для них-то вам и понадобятся стэплер, желтые клейкие листки и скрепки.

Журналы, статьи и объемные заметки отправятся в другие лотки. Возможно, эти лотки будут служить только для хранения — а уж хранить-то вам придется много чего. Что ещё не учтено: установки проектного реестра, вычитывание записей, повесток дня и напоминаний в ежедневнике и отслеживания и отметки дел, выполнения которых вы ожидаете — все это потребует списков в некоторой форме.