Искусство бесстрессовой продуктивности

Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти и если вы хотите избавиться от подсознательного отторжения к внесению документов в систему хранения, тогда вам следует держать ящики неполными так, чтобы вы могли без труда добавлять новые документы. «Тогда я куплю ещё ящики!» — бывает и такая реакция на эту проблему — как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это хоть как-то обосновано, и если вы делаете что-то, что затрудняет вам же её использование… ну ничего хорошего.

Возможно, вам придется сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и обеспечить наличие необходимой информации под рукой. Такие материалы, как завершенный проект и файлы присланные от клиента, с которым вы больше не работаете, нужно все-таки хранить, но можно хранить и в отдаленных местах ну или хотя бы не в пределах рабочего пространства.

Поставьте на ваши папки этикетки

Напечатанные этикетки изменяют ваши папки и ваше к ним отношение. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики для хранения, вы в первую очередь смотрите на этикетки папок. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.

Быть может в 21 веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь запутанное объяснение, основанное на работе нейронов тому, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите аппарат для наклейки этикеток. Для того чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет, чтобы эта штука всегда была под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли ею воспользоваться. И не делитесь ею ни с кем! Если вам случится проставить этикетку на папку с вновь пришедшими материалами, а «наклеивательного аппарата» не окажется под рукой, вы просто эту папку оставите на столе, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.

Купите качественную мебель

Шкафы с папками — это не то место, где надо экономить на качестве. Нет ничего хуже, чем открыть шкаф и услышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они заполнены на три четверти, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.

Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки

Рискуя нанести личную обиду, я все-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папка, которые будут стоять в шкафу. «Висячие» папки куда гораздо менее удобны, потому, что при неожиданном появлении нового документа придется прикладывать усилия, чтобы его в какую-нибудь из папок засунуть — её же надо будет снимать с крючка.

Вот письмо от главного менеджера, который все-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками).

«Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переорганизовал мои системы хранения документов на работе и дома — все вместе это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые „надо распределить“!».

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется большее 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.

Но если вы не можете….

Многие люди просто вынуждены пользоваться «висячими» папками, по крайней мере на работе, только потому, что папки эти во многих фирмах являются корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам.

Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить при этом за собой крючок.

На каждый крючок вешайте только одну папку. Тогда шкаф будет визуально аккуратным. Необходимость перекалибровать алфавитную систему каждый раз, когда какая-нибудь папка заполняется — это слишком хлопотно.

Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.

Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год