Не употребляйте многосложных конструкций!
• Пишите грамотно (в отношении и орфографии, и синтаксиса). Однако вы пишете не письмо своему преподавателю русского языка. При необходимости ставьте ясность выше грамматики. Знаменит ответ Черчилля на запутанное, хотя и грамматически правильное письмо:
«Это язык, на котором я изъясняться не намерен».
• Тщательно продумывайте начало. По первым строкам читатели часто решают, стоит ли читать материал внимательно или достаточно проглядеть поверхностно. Нужно найти что-то такое оригинальное, что привлечет внимание читателя и убедит его, что прочесть написанное важно. Я однажды начал рецензию на книгу такими словами:
«Вы опытный юрист, специализирующийся по медицинским делам, с низким кровяным давлением и находящийся в творческом кризисе? Тогда эта книга – для вас. Прочтите совсем немного страниц, и ваша кровь вскипит, вы станете рвать на себе волосы и броситесь к клавиатуре, чтобы написать возмущенный ответ».
Я надеюсь, что это привлекло внимание некоторых людей и побудило их читать дальше.
• Будьте кратки. Ваш читатель охотнее прочтет одностраничную сводку, чем документ в 50 страниц. Вспомните, в десяти заповедях всего 156 слов. Очень многое может быть передано кратко.
• Используйте маркировочные значки и абзацы для разделения ваших тезисов.
• Используйте активные формы глаголов. Вместо: «Мне думается, что двигаться дальше мы должны с осторожностью» лучше сказать: «Я думаю, что двигаться дальше мы должны с осторожностью», а еще лучше так: «Двигаться дальше нужно осторожно».
• Записав аргумент, внимательно прочтите его от начала до конца. Вообразите себя другим человеком, читающим его. Мне вспоминается разговор с моим студентом, который просил разрешения прослушать курс в другом университете. Мне он прислал копию соответствующего заявления. В нем он писал, что его просьба обусловлена желанием застраховаться на случай, если он не получит желаемую работу. Я предложил ему представить себя профессором, который ведет этот курс. Что он почувствует, прочтя такое заявление? Я отдал должное честности студента, но он не подумал, какое впечатление произведет его заявление на адресата. Не повторяйте его ошибки.
Опасность электронной почты
Электронная почта – прекрасное средство связи, она быстра и удобна. Но она таит в себе и опасность. Будьте осторожны, используя ее или блоги для споров.
Как не стоит поступать
СМИ любят истории о «взбесившейся электронной почте». Известна история двух секретарш из юридической компании. К.Н. послала М.Б. электронное письмо, в котором обвиняла ту в краже сэндвича из холодильника («состоящего из ветчины, нескольких ломтиков сыра и двух кусков хлеба») и требовала компенсации. М.Б. ответила электронным же письмом, что К.Н., вероятно, оставила свой сэндвич в каком-то другом месте. К.Н. в ответ написала, что М.Б. – тупая блондинка, а М.Б. – что К.Н. неспособна удержать при себе мужчин. Переписка становилась все грубее и глупее. Через несколько часов о ней узнал весь офис, а потом и партнеры компании. Обеих секретарш уволили.
Интонации
Один из недостатков электронной почты состоит в том, что она по своей природе письменна, а поэтому неспособна передать смысловые оттенки, выражаемые интонациями устной речи. Представьте себе, что на предложение коллеги вы отвечаете:
«Очень интересная идея. Давайте обсудим ее после Нового года».