Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

В этот момент вы понимаете, что мероприятие, эффект которого нельзя измерить, похоже на гадание или рулетку. Возможно, попадете в цель, возможно, нет, – вы наверняка не знаете этого даже после того, как мероприятие прошло.

Однажды мы в нескольких городах делали для Клиентов многодневный тест-драйв нового автомобиля. Через некоторое время после мероприятия нам прислали отчет. В нем указывалось, сколько автомобилей заказано по итогам тест-драйва. Оказалось, много: мы знали годовую цель, так что видели, что пропорция серьезная. Это идеальный вариант.

Делайте измерения разными способами. Делайте для себя. Это приближает вас к реальности. А быть реалистом – главный талант евентиста.

Мастер Ро-Ма подумал, что теперь все прояснилось. Всего два этапа в карьере. Но, подумав, он понял: история не так проста, как показалось сначала.

Выводы из второй главы

• В познании профессии сначала идет логистика, а потом – содержание.

• Важно менять стили управления, а не следовать одному стереотипу.

• Прощать мелкие ошибки – значит провоцировать большие проблемы в будущем.

• Путь евентиста – принимать на себя ответственность.

• Организация мероприятий – борьба с хаосом.

• Создавать новости важнее, чем быть в курсе.

• Теория не заменяет практику, капуста не заменит империю.

Глава третья Развитие организации

История 54: Дедлайны

В гости к мастеру Шу и мастеру Бу прибыл директор агентства из другого города, мастер Са. Деловая беседа шла спокойно и интересно, пока мастер Са не спросил:

– Друзья, нет ли у вас проблемы с дедлайнами?

Мастер Шу и мастер Бу посмотрели друг на друга и, улыбнувшись, чуть ли не хором ответили:

– Нет, у нас нет проблем с дедлайнами. А в чем ваша проблема, мастер Са?

Мастер Са удивился и поделился:

– Я никак не могу добиться от менеджеров, чтобы они вовремя готовили предложения, вовремя отправляли сметы. Просто никак не получается.

– Видимо, они не верят, что это важно. Видимо, вся компания не верит, что это серьезно, поэтому вам не удается ничего изменить, – сказал мастер Бу.

Мастер Шу его поддержал:

– Знаете, мастер Са, у нас раньше тоже происходило подобное. Несколько лет назад. Но потом случилось нечто, и сразу все изменилось, – и тут мастер Шу погладил бороду. – Это было сразу после новогодних каникул. Мы готовили документы для одного очень серьезного мероприятия. Времени было достаточно, несколько недель. Но и объем очень большой. Чтобы подать документацию, нужно было сделать 3D-модель площадки, предоставить действующие договоры со всеми подрядчиками, прописать сценарий, разработать дизайн, сделать макеты. Огромная работа! К тому же мероприятие планировалось в другом городе, известном своей неспешной приморской культурой. Заключать договоры нужно было с местными, приморскими подрядчиками, и пришлось очень постараться, чтобы преуспеть. В общем, мы трудились не покладая рук все две недели. День и ночь. И успели! Ну… почти. Мы подготовили все: сметы, макеты, сценарии, договоры, отзывы, фотографии. Мы все учли и продумали. Это был большой документ – целый том толщиной сантиметров в пять-семь. Тендерным предложением можно было гордиться!

К рассказу подключился мастер Бу:

– Мы подготовили файлы, но не знали, сколько они будут печататься. Когда нужно было собрать все документы в один пакет, оказалось, что мы не успели распечатать то одну мелочь, то другую… Чтобы отвезти документы, потребовалось сорок минут, а не двадцать… Вот так мы и опоздали. Мы готовили тендер несколько недель, остановив все другие работы. И опоздали на пятнадцать минут! Всего лишь четверть часа, мастер Са! Все пошло насмарку. Наши документы не приняли. Серьезно. Это была государственная структура, и она отказалась принимать документы позже положенного срока.

Имелась причина. Мероприятие было очень серьезное, и заказчики имели право сказать: «Если вы не в состоянии соблюдать сроки, вы еще не готовы работать с нами». И мы сами это понимали. Мы увидели себя такими, какие мы есть: мы многое умели и могли, но были не готовы к таким проектам.

На несколько дней компания погрузилась в траур. Все ходили подавленные, все валилось из рук. Каждый думал: «Мы не готовы. Мы не готовы. Увы. Мы опаздываем, значит, не готовы!» Тогда мы сделали вывод. Мы заметили, что и в других тендерах нам не хватало нескольких минут, часов или дней, чтобы все закончить. Мы регулярно срывали сроки и… прощали это себе. И наши Клиенты тоже прощали. Всегда срабатывало, но не на этот раз. Нужно было принять для себя правило: нарушать дедлайны недопустимо. Так же недопустимо, как сквернословить или воровать.

Вот правда. Мы собрали всех сотрудников агентства и озвучили свои выводы. Дедлайны стали соблюдаться. Раз за разом мы вовремя готовили сметы, предложения. Видя, что дедлайн слишком близок, мы или просили об отсрочке, или отказывались от участия в тендере. Понимая, что чего-то не успеем, заранее просили дать нам немного больше времени. Но дедлайны больше не нарушали никогда.