Искусство управления IT-проектами

Одной из сложнейших задач, относящихся к руководству командами разработчиков, является задача сплочения людей во имя общих целей в течение длительного периода времени. Не существует руководителей, которые не опасались бы, что принятые ими решения никто не воспримет. Возможно, мотивы, руководствуясь которыми люди прислушивались к ним сегодня, завтра будут забыты или проигнорированы. Еще хуже, если сами руководители утрачивают чувство направления, в котором, как предполагается, они ведут проект. Поэтому сложность руководства проектом заключается не только в его запуске в нужном направлении, но и в том, чтобы строго придерживаться выбранного пути.

В главе 3 был дан краткий обзор документов планирования, где были упомянуты документы, отражающие анализ потребностей рынка (MRD), концептуальные документы и технические условия. В данной главе основное внимание уделено концептуальным документам как наиболее важной составляющей всех материалов планирования. Я объясню, почему на разработку концептуальных документов стоит потратить определенные усилия, какими качествами должны обладать лучшие образцы этих документов, как извлечь из них пользу на протяжении всего процесса реализации проекта. При правильном подходе к делу разработкой концептуальных документов завершается исходная фаза планирования (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Готовый концептуальный документ знаменует окончание фазы планирования, так же как готовность технических условий означает окончание фазы проектирования

Прежде чем приступить к изложению темы, следует сделать одно замечание: для деления всей области, охватываемой этим документом, существует множество различных способов. В некоторых организациях вообще не используются MRD-документы или бизнес-планы, а относящиеся к ним вопросы попадают сразу в концептуальный документ. Несколько раз я принимал участие в весьма скромных проектах, где вся концептуальная информация помещалась в технические условия. Поэтому не стоит волноваться насчет количества необходимых документов и их названий: я думаю, что главное не в этом. Мои рекомендации подойдут любому используемому вами процессу планирования.

В чем ценность ведения записей

Дэниел Бурстин (Daniel Boorstin), автор великолепных работ «The Creators» (Vintage, 1993) и «The Discoverers» (Vintage, 1985), как-то сказал, что письменное слово было величайшей из всех технологий, когда-либо изобретенных человеком. Без него нам пришлось бы всецело зависеть от нашей печально известной своей дырявостью памяти,[24] занимаясь такими сложными вещами, как создание динамита (гм, в каком весовом соотношении должны быть нитроглицерин и древесный уголь?) или ядерного реактора (а куда исчезает уран?). Применительно к работе над проектом записи дают возможность однократно определить характер технической работы или зафиксировать общие для всей команды цели, а затем многократно использовать эти сведения. Документирование деталей принятых решений перекладывает с нашей памяти на бумагу все заботы о точности их формулировок и сохранности, после чего их можно восстановить в памяти, всего лишь взглянув на записи. Такая разгрузка памяти позволяет нам решать поставленную задачу полным ходом, имея под рукой ее описание, и пребывать в полной уверенности, что мы всегда, если понадобится (собьемся с курса, столкнемся с разногласиями или запутаемся), сможем вернуться к написанному. Из этого следует, что чем больше в работе сложностей и чем больше прилагаемых к ней усилий, тем выше вероятность того, что запись некоторых деталей решения повысит шансы на ее успешное выполнение.

Чем крупнее проект, тем сложнее и запутаннее будет характер работы. Команде из трех человек для координации усилий может хватить и разговора в вестибюле, но команда из двадцати, ста или тысячи человек, работающих в разных часовых поясах, такой возможности лишена. В данном случае кто-то действительно должен определить общий план всей работы и оформить его в виде доступного для всех документа, на который каждый мог бы легко сослаться.

В достаточно крупной организации документирование служит также средством доведения намерений команды до всех заинтересованных лиц. Если группа А может представить свои основные идеи и решения в виде краткого документа, то группы Б и В смогут понять намерения группы А и сразу же поднять вопросы или составить отзывы. Чем сложнее и запутаннее проект, тем важнее становится роль таких кратких документов, поскольку у сложного проекта больше шансов на недопонимание и дорогостоящие ошибки. А в качестве дополнительного преимущества появляется возможность быстрого ввода в строй новых сотрудников (независимо от их должностной принадлежности), потому что они смогут прочитать подборку основных идей проекта самостоятельно и их не нужно будет специально вводить в курс дела.

Какой по объему концептуальный документ вам нужен?