Искусство управления IT-проектами

Но этих мер явно не достаточно для поддержания концепции в актуальном состоянии. Лишь то, что люди ее запомнили, еще не означает, что они ее используют в своей работе. Сохранение актуальности концепции требует усилий со стороны руководства команды. Оно должно постоянно обращаться к тем самым мотивам, которые и привели к созданию самой концепции.

В процессе работы над реализацией проекта на каждом совещании по подведению итогов или постановке задач обращайтесь к следующим вопросам:

1. Насколько точно концепция отражает наши цели, определенные для этого проекта?

2. Помогает ли концепция ведущим и рядовым сотрудникам принимать решения, а также отклонять запросы, не имеющие к ней отношения?

3. Есть ли достойные обсуждения изменения концептуальных положений, позволяющие положительно ответить на два первых вопроса?

Если руководство организации в состоянии сохранять актуальность концептуального документа, то предоставляет такую же возможность и всем остальным. Концепция и цели проекта сохраняют жизненные силы и могут служить постоянным источником мотивации и ясности действий всей команды.

Но это вовсе не означает, что концепция должна подвергаться частым корректировкам. Наоборот, существенные изменения, после того как проект наберет полные обороты, должны быть событием исключительным. Но, как и в случае с поправками к Конституции, вполне вероятно, что при определенных обстоятельствах вносимые изменения будут вполне оправданы. И такая возможность позволяет сохранять у всех четкость представлений и осмысленность основных концептуальных замыслов.

Выводы

• Концептуальные документы являются квинтэссенцией всех остальных материалов планирования и находят свое выражение в едином обобщенном плане.

• Документирование приносит пользу и создателю концепции, и всей команде. Тем самым закладываются основы для проведения дискуссий и рабочие ориентиры, не зависящие от нашей «дырявой» памяти.

• Степень детализации вашего концептуального документа зависит от особенностей команды и самого проекта.

• Цели команды должны быть производными от целей, определенных в концепции, а индивидуальные цели, в свою очередь, от целей, поставленных перед командой.

• Хорошая концепция отличается простотой, запоминаемостью, целенаправленностью, способностью консолидировать усилия участников проекта и вдохновлять их на его реализацию.

• Объем не является эквивалентом качества. А краткость требует больших усилий.

• Концепция должна сохранять актуальность за счет ее повседневной сверки с решениями, принимаемыми в ходе реализации проекта.

Упражнения

1. Выберите какой-нибудь фильм или книгу, которые, по вашему мнению, вызывают вдохновение. Благодаря каким качествам фильма возможен этот эффект воздействия? Представьте себя режиссером фильма. Составьте краткие концептуальные положения фильма, перечислите те качества фильма, которые вы хотели бы иметь в его окончательной версии. Если вы выбрали такой фильм, посмотрите DVD-комментарии, чтобы услышать, как создателям фильма удалось добиться такого воздействия на зрителей.

2. Закройте глаза и представьте, на что по завершении будет похож проект, над которым вы работаете. Если завершенный проект преобразовать в художественный фильм, на что будет похож его саундтрек? Будет ли это фоновая музыка (приглушенная музыка, которую можно услышать в лифтах и комнатах ожидания)? Танцевальная музыка? Панк-рок? Подберите для проекта музыку из кинофильма, воспользовавшись помощью специалистов команды, и раздайте им компакт-диск или список воспроизведения.

3. Исследуйте историю прорицателей. Выберите любых двух из следующего списка: Ганди, Малкольм Х, Торо, Будда, Сократ, Иисус Христос или Конфуций. Какими были их мировоззренческие концепции? Как они развивали свои идеи? Что они делали для выражения этих идей? Для их продвижения и популяризации?

4. Выберите какой-нибудь день и подсчитайте, какой процент вашего времени ушел на чтение составленных кем-то письменных документов. Обязательно включите сюда текстовые сообщения, электронную почту, моментальные сообщения, веб-сайты, доски объявлений, письма из дома, а также документы, имеющие непосредственное отношение к проекту. Не забудьте подсчитать время, затраченное на записи этих подсчетов. Это упражнение поможет вам понять, почему с учетом всего времени, потраченного на чтение, так важно уделять внимание составлению концептуальных документов.

5. Что может произойти, если чьи-то индивидуальные цели вступают в конфликт с целями команды или проекта? Кто должен разрешить подобную ситуацию? Какие действия нужно предпринять?

6. Когда настанет время для команды написать концептуальный документ или технические условия, распечатайте несколько копий Конституции США и оставьте все это на стуле любого из авторов технических условий с запиской: «Они составили технические условия для целого правительства всего на шести страницах. А сколько понадобится тебе для описания отдельной характеристики?» Как на это отреагирует команда?