Искусство успевать

Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей, в ваш список «Что надо сделать». Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как «начать изучение французского» или «найти новых друзей» в том же списке, в котором будет упомянуто: «купить открытку для поздравления с днем рождения» или «принести домой пакет молока», но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если вы будете пользоваться вашим списком «Что надо сделать» для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними.

Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться– с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.

Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности – низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе «В». Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее

– это взять ваш список и поставить возле каждого дела «А», «Б» или «В» в зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов.

Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые – красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела «А», на втором –дела «Б», а на третьем – многочисленные дела из группы «В». При этом списки «А» и «Б» помещались поверх списка «В». Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку «В» прежде, чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке «Что надо сделать», можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: «поговорить по телефону», «написать», «подумать», «принять решение», «продиктовать». Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, «о загрязнении окружающей среды») или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего начальника).

Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания «А» до того, как приступили к делам «Б», а Дела из категории «Б» исполняйте до того, как сделаете дела «В». Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так получиться, что вы не сделаете все дела «А». Иногда вы сможете сделать дела «А» и «Б». Другой раз – все дела «А», «Б» и лишь несколько дел «В». Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы «А», не спешите переходить к делам «Б» и «В», а подумайте:

не включить ли в список другие дела «А», о которых вы думали, но не включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение «Войны и мир», выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня?