Птолемеи располагали разветвленной системой местной администрации. Унаследовав от фараоновского Египта номовую систему территориального деления страны, они ее реорганизовали, изменив и число номов, колебавшееся на протяжении всего их правления, и их наименования. Сначала номами управляли номархи, назначаемые царем. К концу III в. до н. э. они, сохранив за собой лишь финансовые рычаги управления контролируемой ими территорией, уступили свою высшую административную власть стратегам, которые совместили ее с военными функциями. В управленческой структуре нома также большое значение имели царский писец, чиновник по гражданским и судебным делам и тот, на кого возлагались полицейские функции. Все они располагали многочисленным аппаратом служащих. Поскольку номы делились на топархии, а те – на деревни, то и эти территориальные структуры копировали в миниатюре номовую систему. Во главе топархии стояли топархи, работавшие вместе с топограмматевсами (писцами), а деревни, в свою очередь, были руководимы комархами и комограмматевсами. Имелись и другие государственные должности разных уровней.
Самым традиционным институтом, сохранившимся почти в неизменном виде со времени фараонов, в государстве Птолемеев оказались храмы и жречество. Птолемеи хорошо учитывали огромную роль местного жречества в идеологической и экономической жизни страны. К тому же они официально признавались наследниками фараонов и не могли не помнить опыт идеологических экспериментов Александра Македонского, обеспечившего себе огромную популярность среди египтян знаменитым паломничеством в Ливийскую пустыню к оракулу бога Аммона. Поэтому, сохранив и религиозную, и экономическую силу египетского жречества, Птолемеи смогли поставить его деятельность под свой контроль. Для этого при храмах была учреждена должность специальных царских представителей – эпистатов, наблюдавших за всеми культовыми мероприятиями и экономической деятельностью жречества.
Особое значение в государстве Птолемеев приобрела сильная армия, состоявшая из двух контингентов. В первый входили те, кто рассматривался местным населением в качестве завоевателя и на самом деле являлся таковым: македоняне, греки и те, кто прибыл в Египет вместе с армией Александра или был впоследствии завербован как наемник (фракийцы, критяне, иудеи и др.). Именно они составляли ее регулярные силы, которые являлись главным инструментом внешнеполитической активности династии. Второй контингент – подразделения, состоявшие из представителей коренного населения. Они служили во вспомогательных частях, во флоте; кроме того, в основном из египтян состояли полицейские силы различных административно-территориальных единиц. У Птолемеев была также и особая речная полиция.
До прихода греков и македонцев экономика Египта была вполне автаркична, и его население в своих материальных потребностях обходилось собственной сельскохозяйственной продукцией и предметами ремесла. Преобладал внутренний натуральный обмен, и отсутствовало денежное обращение (персидская монета во времена вхождения страны в состав державы Ахеменидов в качестве сатрапии не получила здесь распространения, равно как и греческие монеты, попадавшие в Египет через Навкратис). В новых условиях подобная экономическая замкнутость уже не могла удовлетворять ни запросы правящей династии, ни нужды членов нового правящего слоя (придворной бюрократии, администраторов, наемных воинов, техников и специалистов), требовавших и денежной оплаты за свой труд, и привычных товаров, сопровождавших их быт и образ жизни.
Поэтому уже Птолемей I в 305 г. до н. э. начал выпуск собственных монет – золотых статеров, серебряных тетрадрахм и медных оболов. Этому способствовала царская монополия на добычу золота и серебра, чеканку монеты, разного рода денежные операции. Кроме экономической целесообразности, Птолемей I учитывал и идеологические аспекты последствий денежного обращения в условиях начавшегося формирования царского культа. Ведь монета с изображением правителя, покровительствующих его правлению божеств и прочих священных атрибутов царствующего дома обеспечивала подданным веру в будущее благополучие и покровительство со стороны монарха.