Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

– подготовка соответствующих документов для пенсионного страхования;

– составление и ведение графика отпусков, оформление отпусков;

– обеспечение движения, оформления и учёта трудовых книжек;

– формирование и ведение личных дел;

– мероприятия, связанные с текучестью кадров;

– ведение учёта личного состава;

– ведение табельного учёта;

– контроль за состоянием трудовой дисциплины;

– оформление пропусков.

Сюда тоже можно писать вообще все виды работ, к которым привлекает руководство отдел кадров. Это будет нелишнем в процессе определения размера справедливого вознаграждения за труд кадровиков. Если отдел строится с нуля и неопытными работниками, назначенными ответственными за работу с персоналом, то изобретать велосипед не требуется, просто берутся нормативно-методические документы, такие как:

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»;

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом;

«Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этих документах есть перечень типовых видов деятельности, которые совершенно спокойно переписываются в положение об отделе кадров без изменений. По мере формирования положения в него дописываются функции, специфические для данной компании.

Заполнив радел с функциями, можно перейти к заполнению раздела «Права и ответственность». Это раздел важен тем, что в него вносятся все возможные права кадровиков, чтобы не получилось так, что генеральному директору работники начнут жаловаться, что к ним пристают инспекторы по кадрам со своими анкетами и мешают работать. Вот именно для случаев. Когда с работника необходимо получить некие сведения, этим не занимался глава компании, а имелось задокументированное право у ответственного лица этим заниматься в рамках должностных полномочий. Поэтому в раздел о правах отдела кадров можно смело писать что-то, наподобие:

– осуществлять все виды работ с персональными данными работников, необходимые для реализации трудовых отношений с ними;

– запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые сведения о работниках;

– требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов (объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. п.);

– вносить на рассмотрение предложения по кадровым вопросам;

– рассматривать в рамках должностных полномочий вопрос о пригодности соискателя для занятия конкретной вакансии;

– выдавать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности отдела кадров.

И многое прочее, что может делать работодатель в рамках трудового законодательства.

Вопросы же ответственности сотрудников кадровой службы, необходимо прорабатывать наиболее тщательно. И это в интересах самих сотрудников, во избежание наказания невиновных или непричастных. Каждый пункт должен быть описан развёрнуто, с чётким указанием должностей, рабочих функций, иметь ссылки на юридическое обоснование.

Раздел «Руководство» важен сам по себе. В нем требуется чётко указать наименование должности, права, обязанности, личную ответственность того, кто будет выполнять управление отделом кадров. Так как руководитель отдела кадров является должностным лицом, то стоит подробно прописать разграничение его ответственности и ответственности юридического лица. Без этого очень велика вероятность, что в любой невыгодной ситуации, владелец бизнеса виновным будет выставлять именно руководителя. Как должностного лица, всё ради снижения размеров штрафных санкций. Собственно говоря, в этом разделе должна содержаться подробная должностная инструкция начальника отдела. По сути, и должностные инструкции, и положение о структурном подразделении – это необязательные нормативные акты, которые могут быть утверждены по желанию работодателя, поэтому, если есть утверждённые должностные инструкции, то в положение дублировать их не обязательно, и наоборот. Но, если должностные обязанности начальника отдела прописать и там, и там, хуже не будет.