Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Что касается раздела «служебных связей» или «Взаимоотношений», то здесь прописывается «логистика» – кто с кем и как взаимодействует, откуда что приходит, и что куда уходит в организационном документообороте. Чем подробнее расписаны все связи, тем организованнее работа. Отдел кадров может обращаться в бухгалтерию, в юридический отдел, отдел по охране труда и так далее. А эти отделы так же обращаются в отдел кадров.

Отдел кадров, формируя базу данных по личному составу, ведёт справочники по персоналу, следовательно, осуществляет электронный документооборот. Чем крупнее компания, тем её корпоративная информационная система сложнее и насыщеннее. Соответственно, эту систему необходимо обслуживать, на что выделяется, как отдельный работник, так и целый отдел. И вот через корпоративную информационную сеть кадровая служба и взаимодействует со всеми другими подразделениями в рамках установленной системы полномочий и прав пользователей системой. Это, всё, конечно же относится к очень крупным компаниям. В ситуации с мелкими фирмами, все взаимодействия менее формализованы и описаны, что вносит больший процент неразберихи. Таким образом, проработка раздела о взаимосвязях в малой компании не менее важен, чем в большой.

Но кроме внутренних связей, у компании существует и немалый набор внешних связей кадрового толка. Это непрерывная связь с различными фондами, службами и военкоматами. Вот здесь-то вообще никаких ошибок быть не должно, все транзакции должны быть расписаны не хуже, чем в инструкции по технике безопасности: ошибки могут стоить для компании очень дорого, как и для должностного лица.

В конце положения об отделе кадров не лишним будет раздел посвящённый «организационной работе». В самом простейшем виде – это, обычно, строчка содержащая утверждение, что отдел кадров осуществляет свою деятельность строго в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации. Но, лучше все же чуть расширить и углубить раздел, указав специфичные для организации в вопросах кадровой работы, моменты, например, про ненормированный рабочий день, командировки и так далее. Ведь при недостаточно чёткой организации труда в компании, возможны авралы. Когда необходимо подготовить огромный пакет документов по персоналу уже «вчера», или для систематической периодической аттестации работников, кадровикам необходимо убывать в служебные командировки в другой город.

В финале расписывается процедура реорганизационных мероприятий по отделу. Ведь отдел может быть, как упразднён, так и расширен, или переподчинён, или внутренне перестроен.

Положение об отделе кадров – документ не лишний, сложный, многопрофильный. Составляется как минимум на основе правовых актов более высокого порядка. Чем он продуманнее, структурирование, тем лучше для бизнеса. Усиленная детализация этого документа нужна, как руководитель компании, так и руководителю отдела. Разрабатывать и совершенствовать положение можно постоянно, замена устаревшего производится путём введения нового. Положение, оформленное на общем бланке, подписывает руководитель и передаёт на утверждение генеральному директору (руководителю организации).

Работа кадровика, как самостоятельная, так и в составе отдела кадров, определяется границами правового поля в области трудовых отношений. Трудовой кодекс – это настольная книга специалиста по персоналу, даже если должностными обязанностями у него является только обеспечение кадрового делопроизводства. В любой рабочей ситуации руководствоваться необходимо именно статьями кодекса, а в случае их относительно малой конкретики – законами и постановлениями. В самом сложном случае – судебной практикой.

Составляя правила внутреннего трудового распорядка можно использовать, как базу государственные нормативные акты из области трудового права. Но в таком случае уровень конкретики создаваемого документа будет недостаточен. В работе с персоналом существует огромное количество ситуаций, когда к работнику предъявляются некие требования. Э то может быть требование предоставить некий документ или какие-то сведения. Не обладая специфическими знаниями по теме кадровой работы, работник может отнестись негативно к такому требованию, что породит конфликтную ситуацию. Очень часто в ответ на просьбу принести какую-то справку или заполнить какую-то анкету, кадровик слышит в ответ: «А я не обязан». Вот именно для таких случаев необходимо разработать и утвердить в компании внутренний локальный акт, в котором будет подробно расписана вся иерархия документов, легитимирующая действия кадровой службы компании.