Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

В программе «Отдел кадров» справочник – это хранилище основной, базовой информации, на которой строится вся последующая работа. В справочниках содержатся сведения о национальностях, гражданствах, видах трудового стажа, степенях родства, причинах увольнения, категориях персонала и масса другой информации, необходимой для полноценного и качественного ведения кадрового учета.

Помните, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу – придется вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, что порой неудобно. Правда, наиболее распространенные позиции в справочники уже внесены по умолчанию. Например, справочник Вид документа по умолчанию содержит позиции Паспорт, Военный билет и Свидетельство о рождении, а такой документ, как Удостоверение беженца в нем отсутствует. Поэтому перед началом работы с программой рекомендуется просмотреть содержимое основных справочников и, при необходимости – дополнить их необходимой информацией.

Чтобы войти в режим работы со справочниками программы, нужно в окне, изображенном на рис. 2.4, нажать кнопку Справочники. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Работа со справочниками

Отметим, что в программе «Отдел кадров» принцип работы со всеми справочниками одинаков: вначале нужно выбрать справочник, после чего добавить в него или удалить из него данные.

Выбор справочника осуществляется из раскрывающегося списка в поле Вид справочника. После этого в табличной части окна отобразится содержимое выбранного справочника. Например, на рис. 2.9 показано содержимое справочника Вид документа, в котором формируется перечень документов, удостоверяющих личность сотрудников предприятия.

Добавление в справочник новой позиции осуществляется следующим образом: в поле Код вводится произвольный числовой код (который должен быть уникальным), а в поле Значение – название позиции (например, для справочника Вид документа это может быть Удостоверение беженца, и т. д.). После нажатия кнопки Добавить новая позиция будет внесена в справочник и отобразится в табличной части окна. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.

Чтобы удалить позицию из справочника, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить значение из справочника. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Для выхода из режима работы со справочниками нажмите кнопку Выход.

Ввод информации о праздничных днях

В программе имеется один справочник, работа с которым ведется отдельно. Это справочник праздничных дней, информация которого имеет большое значение при заполнении табелей учета рабочего времени, а также в других режимах работы.

По умолчанию данный справочник уже содержит сведения обо всех государственных праздничных днях Российской Федерации, но при необходимости вы можете его отредактировать. Для перехода в режим просмотра и редактирования этого справочника нажмите в окне, изображенном на рис. 2.4, кнопку Праздничные дни. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Справочник праздничных дней

Необходимость редактирования этого справочника может быть обусловлена, например, переносами рабочих и выходных дней, ввода новых либо отмены действующих праздников, наличием на предприятии собственных праздников, а также в иных случаях.

Чтобы добавить в справочник информацию о праздничном дне, нажмите кнопку Добавить. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Добавление праздничного дня в справочник

В данном окне в поле Наименование нужно с с клавиатуры ввести название праздничного дня, а в поле Дата указать дату, на которую он приходится (значение выбирается из календаря, который находится в раскрывающемся списке). Завершается ввод данных о праздничном дне нажатием кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить праздничный день из справочника, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из справочника.

Работа со штатным расписанием предприятия

Любой кадровый учет начинается с разработки штатного расписания. Это документ включает в себя следующую информацию: перечень должностей, количество выделенных для каждой должности ставок, размер должностного оклада, размер надбавок к должностному окладу и вид этих надбавок (при их наличии), месячный фонд оплаты труда для каждой должности и в целом по предприятию (подразделению), а также примечания. Разработкой штатного расписания обычно занимается кадровая служба, а утверждается оно руководителем предприятия.

Формирование и ведение штатного расписания