Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Отметим, что в зарегистрированной версии программы вы можете вести кадровый учет по неограниченному числу предприятий. Кроме этого, в программе реализована возможность выгрузки данных в форматы Word и Excel, а также обмена данными с продуктами семейства 1С (причем это касается как 1С 7.7, так и 1С 8). Штатное расписание можно вести без ограничения уровней вложенности, причем в нем можно отражать данные по филиалам, имеющим собственную структуру и реквизиты.

Возможности программы предусматривают автоматическое формирование табеля учета рабочего времени на основании введенных ранее приказов по сотруднику и графика его работы. Интерфейс ввода и редактирования отработанных часов отличается удобством, а документ можно вывести на печать по формам Т-12 и Т-13.

Общие правила работы с программой

Первое, что нужно сделать после запуска программы – это выбрать организацию, с базой данных которой вы намерены работать. Напомним, что в демонстрационной версии программы вы не сможете вести кадровый учет более чем в одном предприятии. Тем не менее, интерфейс выбора организации, изображенный на рис. 2.1, открывается в любом случае.

Рис. 2.1. Выбор организации

Для выбора организации нужно в данном списке выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать.

Чтобы ввести в программу данные о новом предприятии, нажмите в данном окне кнопку Добавить организацию. Для перехода в режим редактирования данных по введенному ранее предприятию выделите соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Редактировать организацию. Ввод и редактирование данных осуществляется в окне, которое показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Ввод и редактирование организаций

Все параметры данного окна заполняются путем ввода значений с клавиатуры (справочники, каталоги, интерфейсы списка, диалоги выбора и т. п. в данном случае не используются). В соответствующих полях укажите краткое и полное наименование предприятия, его юридический и фактический адрес, телефон и прочие контактные данные, банковские реквизиты, ФИО и должности ответственных лиц и т. д.

Чтобы сохранить введенную информацию, нажмите в данном окне кнопку Сохранить. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, нажмите кнопку Не сохранять. После ввода и сохранения данных о новой организации она появится в списке организаций (см. рис. 2.1) и будет доступна для выбора.

Чтобы удалить организацию из программы, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить организацию. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

После выбора организации на экране откроется основной рабочий интерфейс программы, который показан на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Основной рабочий интерфейс программы «Отдел кадров»

В центральной части данного окна отображается штатное расписание предприятия, представленное в виде иерархического списка. Верхним уровнем иерархии является название организации, по которой ведется кадровый учет, уровнем ниже обычно следуют названия структурных подразделений предприятия, а еще ниже – информация о должностях, должностных окладах и наличии штатных единиц по каждой должности. Напомним, что ограничений по количеству уровней вложенности штатного расписания в программе нет, поэтому для своего предприятия вы можете разработать собственную иерархическую структуру штатного расписания.

СОВЕТ

Нажатием правой кнопки мыши на любой позиции штатного расписания вызывается контекстное меню, команды которого преднзаначены для добавления новых или редактирования имеющихся позиций, для удаления позиций, а также для их копирования и перемещения. Отметим, что содержимое контекстного меню может зависеть от того, на какой ветви иерархии оно вызвано.

Справа от штатного расписания находится кнопка Включить расцветку (см. рис. 2.3). Дело в том, что в программе реализована возможность цветного отображения иерархии штатного расписания. Если по должности имеются и работники, и свободные вакансии, то она отображается синим цветом, если вакансий нет – красным, а если по ней имеются только вакансии – зеленым. С помощью данной кнопки вы можете включить такое цветовое оформление, а повторным ее нажатием (теперь она будет называться Выключить расцветку) – вновь вернуться к черно-белому отображению.

В нижней части интерфейса находятся следующие кнопки: Сменить организацию, Справочники и настройки, Общий журнал приказов, Отчеты, Табель учета раб. времени и графики работы, График отпусков и Пенсионный фонд. Эти кнопки предназначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций программы. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.