Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

«Бумажная работа», «работа с документами» – это всё документирование. Это различные процедуры, которые в достаточной степени регламентированы, хотя сам процесс регламентации – бесконечен. И если сегодня документ оформлялся по таким правилам, то завтра он может оформляться совершенно иначе, но, что важно, описывающие алгоритм оформления документа термины сами останутся прежними – изменится их содержание. Именно поэтому кадровик обязан постоянно отслеживать все изменения в регламентах и стандартах. Ещё вчера документ заверялся круглой печатью, а сегодня уже и не надо, достаточно подписи. Сегодня ещё требовалось заполнять реквизиты в левой колонке, а со следующего месяца предписывается заполнять только половину из них и только в правой колонке. А ошибиться нельзя – штраф может оказаться неподъёмным для небольшой фирмы.

Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.

Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста.

Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или Физического лица.

Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населённого пункта, являющегося местонахождением организации – автора документа.

Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Текст документа: Основная содержательная часть документа.

Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Оформить личное дело работника, подшить к делу, зарегистрировать входящий документ и так далее – процедуры стандартные, имеющие чётко описанный алгоритм выполнения.