Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Принять от курьера пакет с документом, зарегистрировать его, передать на рассмотрение, получить его обратно с наложенной резолюцией, отправить в архив, по истечению срока хранения – уничтожить, это и есть документооборот. Неправильно присвоенный регистрационный номер может вылиться в проигрыш дела в суде с контрагентом-должником, так как важная «бумажка» окажется не в той паке и таким образом «затеряется».

Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период.

Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определённый пункт обработки за единицу времени.

Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) При поступлении в организацию.

Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму.

Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учётная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля.

Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.

Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.