Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц – от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Отдать в архив, найти в архиве, «порыться в архиве» – занятия сложные и утомительные. Особенно когда в архиве не одно, и не десяток, а сотня дел или тысячи. Небрежность в работе с архивом категорически недопустима. Когда в архиве царит натуральный бардак, то найти срочно, сию минуту, очень важный документ, от которого зависит сам факт дальнейшего существования компании, или то место, в котором окажется на ближайшие несколько лет генеральный директор, практически нереально, придётся «перерыть всё». Для исключения вероятности наступления момента подобной ситуации и существует регламентация комплектования архива.

Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Выборочный приём документов: Приём на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.

Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.

Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

Архив на градообразующем предприятии с десятками тысяч работников – это огромное хранилище документов, сплошные шкафы и полки, как в центральной библиотеке. И это только те документы, которые необходимо хранить в организации до наступления срока их списания в Госархив. В таком архиве и главный архивариус существует и ответственный за архивы за определённый год. Намного проще дела обстоят в небольших организациях. В совсем мелких ООО, где личного состава пять человек и сама компания существует «без года неделю», архив представляет собой выделенную полку в шкафу – это зародыш настоящего «взрослого архива». Но это не означает, что всё просто: присвоил сквозной номер документу – и на полку. Вышестоящие контролирующие организации не всегда согласны с представлением владельцев бизнеса о многих вещах. Что бы было меньше недоразумений, в рамках борьбы с хаотизацией бизнес-процессов, разработана и утверждена Информационная деятельность архива.

Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.