Кадровое делопроизводство

При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации

6

Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД

7

На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе

1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона № 148-З).

ИП – физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)

1

ПВТР

2

Письменные трудовые договоры (контракты)

3

Штатное расписание

4

Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)

5

Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

6

Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)

7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8

Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска

9

Табель учета использования рабочего времени

10

График трудовых отпусков

11

Расчетные листки

Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

1

Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)

2

Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и (или) договор об индивидуальной материальной ответственности  работников (если у нанимателя работают работники, являющиеся материально ответственными лицами)

3

График работ (сменности) (если работа носит сменный характер)

4

Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы в других ЛПА организации)

5

Личные дела и личные карточки работников

6

Документы персонифицированного учета

7

Документы воинского учета

2. Оформление кадровых документов

2.1. Разработка инструкции по делопроизводству в организации

Оформление кадровых документов

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4)

Разработка инструкции по делопроизводству

Вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе – инструкции по кадровому делопроизводству

1

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, такая задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам

2

Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.

3

В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения

4

В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:

правила создания, оформления и организации работы с документами;

правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;