Кадровый документооборот

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

– обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

– применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.);

– при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, № 1у – об увольнении, № 1/км – о командировании, № 1/о – об отпуске, № 1/п – о поощрении);

– для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года, и сроками их хранения – 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Пример

Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2010 г.

Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С.С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. № 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

2.3. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров

Порядок составления журнала учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, разработанный специалистами отдела кадров, аналогичен порядку составления журнала учета приема, перевода, увольнения работников.

Обложка журнала может иметь, например, следующий вид:

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров:

Пример

Журнал учета личных дел

Журнал учета личных карточек

Журнал учета трудовых договоров

2.4. Личная карточка работника

Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;