Кадровый документооборот

Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В ней отражают сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и т. д.

Рассмотрим порядок заполнения карточки (форма № Т-4).

На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.

На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: «Структурное подразделение», «Должность», «Вид работы». В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника.

В п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. В цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.

Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании приводят, соответственно, в п. 3 «Высшее профессиональное образование» и п. 4 «Послевузовское профессиональное образование». Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В п. 4 записывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.

В п. 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).

На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором приводится ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.

На оборотной стороне формы № Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.

Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:

– информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г № 412;

– специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.

В форме № Т-4 предусмотрена таблица «Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки», в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.

Пример

В Омский государственный институт сервиса 21 августа 2010 г. была принята на работу, на должность заведующей кафедры «Бухгалтерского учета, анализа и аудита» Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку (форма № Т-4).

Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.

2.7. Картотека личных дел работников

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

Как правило, в состав личного дела входят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учету кадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;