Кадровый документооборот

Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации рекомендуется составлять картотеку трудовых книжек работников.

Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.

Картотека трудовых книжек работников создается для поиска необходимой информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки должны обеспечивать надежную сохранность трудовых книжек работников от хищения (разглашения).

С этой целью картотеки трудовых книжек работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

5.3. Книги учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них, у работодателей в соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек ведутся:

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и приведены в приложениях 2 и 3 к нему.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждаются Минздравсоцразвития РФ.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пример

20 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приобрело у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за один бланк – 150 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной № 123965 от 20 июля 2010 г. Приобретенные бланки имеют серию «АХ» и номера с 0068425 по 0068430.

30 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приняло на работу оператора Иванова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ был подписан 30 июля 2010 г. № 48-к. На основании заявки № 10 от 30 июля 2010 г. кадровому работнику Морозовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии «АХ» за № 0068425.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 750 руб.

Приходно-расходную книгу необходимо заполнить следующим образом (см. с. 200).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо заполнять в следующем порядке.

В графу 1 книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

В графах 2, 3 и 4 ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.