Кадровый документооборот

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.

Исправления вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и записывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Исправления на титульном листе трудовой книжки вносятся следующим образом:

Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки сведения не зачеркиваются, а дополняются новыми записями (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки.

Работники кадровых служб при дополнении ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке, как правило, делают ссылку на внутренней стороне обложки. В Инструкции по заполнению трудовых книжек не предусмотрено, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются.

Пример

В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «аппаратчик». Работая, он окончил институт и предъявил в отдел кадров диплом инженера-технолога.

В этом случае необходимо дополнить сведения об образовании. В той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер-технолог».

Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, следующим образом:

в графе 1 – указывается порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 – указывается дата внесения записи;

в графе 3 – вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись, например: «Принят по такой-то профессии (должности)»;

в графе 4 – повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример

Миронов В.В. 15 февраля 2009 г. устроился главным инженером в ОАО «Стройсервис». Руководитель организации подписал приказ № 14-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июле Миронов В.В. подал в ОАО «Стройсервис» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом № 62-к от 20 июля 2009 г. он был уволен на основании пункта 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

В трудовую книжку были внесены следующие записи:

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания незаконным увольнения (перевода). Если нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то следует указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».