Кадровый документооборот

Пример

В журнале (книге) учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы может быть 6 граф:

1 – порядковый номер в журнале (должен соответствовать номеру справки);

2 – дата выдачи справки;

3 – Ф.И.О. работника;

4 – структурное подразделение;

5 – краткое содержание справки (включает в себя заголовок к тексту справки – «о заработной плате», «с места работы», «о стаже»).

6 – куда (кому) предназначена справка (краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике). В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования».

7. Оплата труда

7.1. Табель учета рабочего времени

Документом, позволяющим вести точный учет и контроль отработанного работниками времени, получать данные об отработанном времени, а также составлять статистическую отчетность по труду, служит табель учета рабочего времени (форма № Т-13, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).

Табель учета рабочего времени ведет назначенное приказом руководителя по организации ответственное лицо. Документ составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Табель заполняется в соответствии с распорядком рабочего дня, утвержденным правилами трудового распорядка и графиками работы.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и т. п. производятся на основании оформленных надлежащим образом – листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, заявления о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.

Для отметки в табеле используются условные обозначения (коды) затрат рабочего времени (данные коды содержатся в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12)):

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле учета рабочего времени в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) имеет следующий вид: 

7.2. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Документом, служащим для ведения точного учета и контроля за отработанными днями работников, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду, служит также табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12).

Ежедневные затраты рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отражаются в графах 4, 6 – на двух строках.

Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени.

Нижняя срока предназначена для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допустимо увеличивать количество граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в отличных от нормальных условиях.

При заполнении граф 5 и 7 табеля в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.