Кадровый документооборот

Эта форма применяется непосредственно для выплаты заработной платы работникам организации, которая предварительно была рассчитана в ведомости (форма № Т-51).

Ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу.

Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

На титульном листе платежной ведомости указывается общая сумма, предназначенная к выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

В конце платежной ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата (выплата) не получена, делается отметка «Депонировано».

При необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В платежных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Пример

По платежной ведомости № 12 от 31 августа 2010 г. выплачивается заработная плата за август 2010 г. работникам отдела маркетинга. Общая сумма зарплаты к выплате – 132 422,86 руб. Фактически по ведомости выплачена сумма 111 625,72 руб., депонирована зарплата Денева Л.Р. в сумме 20 797,14 руб. 

7.6. Журнал регистрации платежных ведомостей

Для учета и регистрации платежных ведомостей по начисленным выплатам работникам в организации применяется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), который ведется работником бухгалтерии.

Форма журнала считается первичным учетным документом, на основании которого ведется бухгалтерский учет, и является источником для налоговой отчетности. Поэтому при оформлении журнала необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Рассмотрим пример заполнения формы журнала регистрации платежных ведомостей (№ Т-53а). 

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы. Он должен произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму.

На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Учет расчетов с депонентами ведется в специальном реестре или в книге учета депонентов.

Журнал регистрации платежных ведомостей заводится на один календарный год и хранится в организации пять лет.

Вести данные документы по учету труда и его оплаты обязаны все работодатели. Данные документы могут запросить представители Федеральной инспекции труда при проверке выплаты заработной платы.

Наличие указанных форм по учету труда и его оплаты, правильность их заполнения могут также стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями Федеральной налоговой службы.

В случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

7.7. Лицевой счет

Лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а) открывается в бухгалтерии и применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Начисление заработной платы в этой ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.