Кадровый документооборот

В ст. 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска за две недели до его начала.

Унифицированная форма (№ Т-7) графика отпусков утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности организации и пожелания работников.

График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается руководителем организации.

В случае если в организации нет кадровой службы, то график подписывается лицом, ответственным за его составление.

Пример

Рассмотрим порядок заполнения графика отпусков (форма № Т-7).

При составлении графика графы 7–9 не заполняются.

Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, т. е. после того как работник выйдет на работу.

Графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются, если отпуск переносится на другой период времени. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.

Графа 10 формы заполняется в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений, которые не могут быть внесены в графы 1–9.

Например, Манаенков В.В. попросил перенести отпуск по семейным обстоятельствам, а Филоненко Е.И. – из-за болезни. В этом случае в графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 – основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 – дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Русских А.П. запланировал новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это необходимо отразить в графике.

В организации нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. 

При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается, только если изменения согласованы с соответствующим работником или связаны с принятием на работу новых работников.

Отсутствие и несоблюдение графика отпусков является нарушением трудового законодательства, что влечет административную ответственность.

В соответствии со ст. 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г., хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

8.2. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам)

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а), формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.