Как говорить, чтобы вас слушали

Как провести собрание

Всегда начинайте вовремя. Отметьте это в повестке дня, например: «Начало собрания ровно в 10:00». Можно также пригласить участников собрания так: «Завтрак в 9:45. Собрание начинается ровно в 10:00». Если вы не начнете вовремя, люди подумают, что можно опаздывать, что опоздавшие даже важнее, чем те, кто пришел вовремя, и что вы без зазрения совести готовы тратить их время, заставляя ждать.

Начните с любезностей и вежливых пассажей, чтобы создать дружескую атмосферу и наладить взаимопонимание, даже если собрание длится всего несколько минут. Если участники соберутся к 9:45, а встреча начнется в 10:00, у них будет время, чтобы пообщаться в непринужденной обстановке, не урезая время основного обсуждения.

Прежде всего, акцентируйте внимание на целях собрания и опишите план обсуждения (повестку дня), которому вы намерены следовать. Далее ваша основная задача – призывать всех участников внести свой вклад в обсуждение и придерживаться намеченного плана, чтобы достичь целей.

Для этого вам понадобятся пять основных навыков, которые опираются на гибкость и беспристрастность.

1. Предлагать каждому участнику внести свой вклад

Подключайте людей к обсуждению, по очереди; решайте, кому первому дать слово и кого должны услышать все. Убедитесь в том, что прозвучало мнение каждого участника, обратив особое внимание на тех, кому не хватает уверенности и напористости. Задавайте вопросы, чтобы участники обсудили проблему всесторонне, и поощряйте креативное, дивергентное мышление – поиск разных вариантов решений.

Возможно, некоторые участники будут доминировать в обсуждении, а некоторые мнения вызовут критику или даже враждебность. Ваша задача – контролировать поведение участников и сохранять позитивную атмосферу равноправия и уважения.

2. Признать и похвалить

Чтобы создать благоприятную атмосферу, крайне важно управлять своими мыслями и эмоциями, а также ментальным и эмоциональным состоянием участников. Будьте позитивны, вдохновляйте и ободряйте. Вы должны знать всех участников по имени и обращаться к ним по имени, поэтому, если вы не со всеми знакомы, то нарисуйте на бумаге, кто где сидит, затем в начале встречи попросите каждого участника представиться и запишите все имена на этой схеме.

Когда кто-либо вносит вклад в обсуждение, признайте это и похвалите за ценную информацию, комментарий или смелость.

3. Контролировать процесс обсуждения

В течение всего обсуждения следите за тем, чтобы каждого участника выслушали с уважением, создавая атмосферу, в которой люди проявляют стопроцентное внимание друг к другу. Так будет меньше недопонимания, однако если заминка с пониманием все-таки произойдет, ваша задача – дать человеку возможность объяснить свою точку зрения, прежде чем продолжить обсуждение.

Вы также должны поощрять креативные споры, во время которых люди выражают несогласие друг с другом и высказывают противоположные мнения с целью всесторонне исследовать сложный вопрос. Но не позволяйте переходить на личности. Кроме того, некоторые участники обладают сильным влиянием, основанным на их статусе, возрасте или опыте, знаниях, связях или просто на личностных качествах. Эти люди могут доминировать в обсуждении и, следовательно, подталкивать к решениям, которые не всегда эффективны. Ваша задача – ослабить давление их авторитета, позволив другим участникам высказаться и в полной мере озвучить свою точку зрения, прежде чем более влиятельные участники «захватят» обсуждение.

По ходу обсуждения делайте паузы, чтобы подчеркнуть важные комментарии, договоренности, решения, обязательства или информацию и дать возможность всем записать это. Запись важных моментов на доске поможет выработать общий взгляд на результаты обсуждения и позже составить официальный отчет по собранию.