Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote

Первым делом забейте входящий блокнот Evernote своей информацией. А потом придумайте свою систему тэгов. Так как их можно сделать бесконечное количество, то лучше сделать такие тэги, которые будут отображать информацию по контексту (классический GTD подход) или по любым ключевым словам, которые вам нравятся. Я не строгий адепт GTD, но я стараюсь придерживаться минимальной структуры, чтобы сделать поиск и отсев информации и дел быстрым, сочетая тэги и коллекцию блокнотов.

Вот так выглядит моя структура Evernote

2. БЛОКНОТЫ

Разберем назначение блокнотов.

Просто Inbox – «Входящие», его роль понятна.

Insights – внезапные идеи, озарения, которые еще не оформились в проект, и ждут своего очереди.

Блокнот Focus 2011 (теперь 2012), то есть то самое, на чем я концентрируюсь в этом году: рутинные дела, проекты домашние и рабочие. Там же имеются несколько блокнотов, которые разделены по областям:

Blogging – в этом блокноте и писалась книга, там же находят убежища черновики постов.

Health and Lifestyle — мои логи тренировок, списки пробежек и т. д.

Home projects – ключевые проекты, to-do лист.

Work projects – то, над чем надо сконцентрироваться на работе.

Когда я делаю обзор — а я делаю его (стараюсь), по крайней мере, раз в неделю — то переписываю некоторые пункты с моего Inbox’a в заметку ToDo List December, которая находится в блокноте Home Projects.

Я не создаю для каждого дела отдельную заметку. Просто у меня есть список — типичный шаблон, редактируемый в течение целой недели. В этот общий список я просто записываю все элементарные действия.

Мой To-Do лист обычно рассчитан на 2 недели. По их истечению незавершенные дела удаляются по причине неактуальности, либо переносятся в новый список.

ПРИМЕЧАНИЕ: я знаю, что нарушаю каноничное правило Дэвида Аллена о том, что проект — явление, где существует больше двух действий. Но существуют совершенно элементарные проекты, такие как «Поменять лампочку», который может состоять из следующих отдельных действий: «пойти в магазин», «купить лампочку», «вернуться домой», «вкрутить лампочку». Я не зацикливаюсь на этом, я просто пишу «поменять лампочку», а остальное, что нужно сделать, мне не надо помнить, ведь это и так очевидно.

Вот так выглядит мой to-do лист на неделю. Каждое название говорит само за себя.

People to meet and discuss – список людей, с которыми надо встретиться и что-то обсудить. Но обычно я сразу забиваю даты встреч в календарь телефона, сюда идут лишь такие события, время которых четко не определено.

Buy Things – список вещей, которые надо купить.

Arrange — организовать мероприятия, события, действия. Сюда попадает многое из категории алленовского Next Actions.

Think about — обдумать более детально дела и проекты, над которыми надо провести некоторое количество времени. Обычно требует мозгового штурма, исследования в интернете или более детального анализа для воплощения их в жизнь.

Read – список книг для чтения

Следующая кипа блокнотов называется Lists, то есть списки. В нем есть следующие блокноты: Achievements (Достижения), Finance (Финансы), Goals (Цели), Reading (Чтение), Someday soon (Может быть скоро).

Идею со списком достижения я позаимствовал из заметки Сергея Сухова о Life Management. Эта созданная заметка служит для меня мотивацией и стимулом для дальнейших действий и толчка вперёд.

Блокнот «Finance» посвящен всяческим личным расходам. Блокнот«Цели» содержит одну заметку с очень немногими целями на этот год.

Блокнот «Чтение»: в него я вношу впечатления от книг или скриншоты с лучшими цитатами.

Блокнот «Когда-нибудь скоро»: именно туда я складываю заметки о всех тех мечтах и безумствах, которые я хочу совершить. Почему отдельная заметка для каждой мечты? Чтобы описать впечатления для каждого сбывшегося пункта.

Блокнот «Reference» — вся справочная информация, которая не является поводом для действия и может быть применена когда угодно. Там хранятся интересные заметки об Evernote, рецепты, путеводители по городам, справочная информация, системы различных тренировок, интересные статьи из интернета, которые ждут своей очереди на прочтение. Словом, там может быть всё, что угодно.

И последняя пачка блокнотов, которая незамысловато называется «Мысли». Здесь находят место все мои душевные и интеллектуальные выплески. Дневниковые записи, просто мысли вслух, а также всё, что в будущем может послужить пищей для ума.

Моя система тэгов не такая разветвленная и гибкая. В конце книги вы увидите примеры того, как эффективно можно применять тэги в Ever- note для отличной системы GTD. Я же придерживаюсь принципа меньше да лучше, потому что мне так удобнее.

Я не делаю тэги по контексту и времени. Развитая система тэгов только для справочных материалов: рецепты, рабочая информация и т. д.