Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Еще один существенный момент. Для многих видов бизнеса очень важен входящий телефонный номер, который указывается в рекламе: на него звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных, организаций физический переезд офиса означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников вне основного офиса.

Вы можете купить «виртуальный телефонный номер». Он может относиться к разным городам и странам: можно московский, а можно лондонский. Вы выбираете его в зависимости от того, где ведете бизнес и откуда вам поступает максимум звонков, компанией из какой страны вы хотите представляться своим клиентам. Физически вы можете находиться где угодно в мире. При входящем звонке система автоматически по очереди набирает указанные вами телефонные номера и мессенджеры, пока не дозвонится вам. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т. п. А также мгновенно менять эти параметры через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников, принимать факсы и т. д. Во многих сервисах есть также своя CRM, возможность записывать звонки для последующего контроля. Рекомендую!

Могут помочь средства коллективной работы. Например, площадки для проведения онлайн-конференций, где сотрудники могут общаться, обсуждать презентации, совместно пользоваться общей «доской» и пр. Для многих задач достаточно Skype, но есть и более «продвинутые» решения.

Полезны программы для удаленной работы над проектами, системы постановки и контроля выполнения задач, такие как Мегаплан. Например, мой сайт сопровождает ИТ-команда, разбросанная по разным странам: уже несколько лет мы успешно взаимодействуем через сервис Basecamp.com.

Интересные решения описал Алексей Тимонин в своем комментарии в начале главы «Управление проектами».

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от должности:

• Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, фирма не обязана его оплачивать.

• Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: контакты, документы и т. д.

• Смартфон и/или планшет. Конечно, возможности тут попроще, чем у ноутбука, но с каждым годом растут. К тому же это как правило лишь терминал, дающий доступ к системе, расположенной на сервере.

Коворкинг-центры

Отдельно хочу сказать про новую возможность пользоваться офисом, в реальности не имея его. Коворкинг-центры[448] становятся все более популярны. Это офис, разделяемый между многими небольшими компаниями или фрилансерами. Вы можете арендовать в нем (хоть на несколько часов) рабочее место и различные дополнительные возможности к нему: от Интернета и принтера до общего секретаря.

Способ контроля персонала

Перво-наперво, грамотно нанимайте людей и мотивируйте их на результат – контроля понадобится значительно меньше. Внедрите систему удаленных совещаний и отчетности, из которой вы будете понимать, как работает сотрудник. Используйте все вышеописанные средства связи.

Настрой на работу

Действительно, чтобы работать вне офиса, нужна недюжинная сила воли. Особенно если вы трудитесь дома, и у вас есть дети. И именно офис помогает мобилизоваться.

Тут уже решать вам. Возможно, специфика вашей работы и сотрудников такова, что без офиса – никак. Впрочем, возможность построения «удаленной» компании во многом зависит от установок в голове ее первого лица. Если поставите себе такую цель – сможете.

Представительские функции

Офис – место, где вы принимаете своих клиентов и партнеров. По моему опыту, во многих случаях вполне можно вести переговоры на территории клиента или в ресторанах и кафе. Более того, клиенту приятно, что вы идете ему навстречу и готовы приехать к нему в офис: опять же, в крупных городах это экономит его время.

Если все же нужно особое место для переговоров, можно арендовать помещение в коворкинг-центре.

Место официальной регистрации компании: юридический адрес

Вот с этим сейчас все строже. Иногда налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Хотя по смыслу юридический адрес – это пережиток прошлого, и многие профессиональные юристы подтверждают это.