Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

9.1. Бизнес без офиса и удаленная работа

[446]

Еще недавно для многих бизнесменов вопрос, нужен ли офис, не вставал. «Должны же мои сотрудники куда-то ходить на работу! Как я иначе буду их контролировать?» Казалось, что офис – лучшее решение этих и других вопросов.

Однако сейчас ответ уже не столь очевиден. Я сам в силу профессиональной специфики работаю без офиса: у клиентов, дома, в отелях и в дороге. Чем и доволен. И таких – все больше.

Для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций.

• Рабочие места для руководителей и сотрудников.

• Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании.

• Способ контроля персонала.

• Настрой на работу.

• Представительские функции.

• Место официальной регистрации компании.

В то же время офис имеет и ряд минусов.

• Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах.

• В крупных городах – огромные потери времени. Например, в Москве дорога до него может занимать три часа и более, особенно на машине.

• Демотивация квалифицированных и творческих сотрудников: офис создает ощущение рутины, скуки и принудиловки.

Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем воплотить функции офиса без него.

Замечу, что соображения этой главы применимы не ко всем сферам деятельности. Очевидно, к примеру, что для работы кафе помещение необходимо.

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и фрилансеры. Во-вторых, даже в компании крупной можно выделить категории персонала, которые могут хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в полях. И, конечно, наши коллеги – консультанты и тренеры.

Также вы можете ввести возможность (частично) работать удаленно в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно.

При этом вы получите экономию на рабочих местах: если «вольных» специалистов у вас несколько, они могут пользоваться возможностями офиса по очереди. Сегодня у каждого квалифицированного специалиста есть ноутбук, планшет или хотя бы смартфон, так что, по сути, его рабочее место всегда с собой. От офиса ему нужны только стол, стул, а также подключение к Интернету и компьютерной сети организации: как правило, беспроводное. Ну и периодически переговорные комнаты, проектор и т. д.

Здесь есть несколько условий.

• Функционал сотрудника должен допускать такой режим работы.

• Необходимо формализовать бизнес-процессы, в которых задействован сотрудник.

• Человек должен быть достаточно опытным и лояльным к компании.

• Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать». Но мы уже обсуждали в главе «Персонал», как не допустить их появления.

• Нужно наладить эффективное взаимодействие и систему контроля, о чем мы поговорим ниже.

• При необходимости сотрудника нужно обеспечить техническими средствами.

Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании

Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их количество – реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства, как мейл, телефон, Skype (и другие популярные мессенджеры), закрытые чаты и группы в социальных сетях, защищенная корпоративная сеть (VPN[447]) и т. д. Если нужно, ваша команда может быть на связи 24 часа в сутки независимо от физического местоположения людей. Например, я часто общаюсь с клиентами и партнерами по Skype, консультирую из любой точки мира. И не плачу за связь ни копейки, кроме стоимости трафика. Интернет сейчас есть почти везде: через WiFi, 3G и т. п.

Существенно облегчают жизнь облачные технологии. В простейшем случае (Dropbox, Google Drive и пр.) данные хранятся в «облаке» на удаленном сервере и мгновенно синхронизируются между всеми устройствами: вашими и участников вашей команды. Если человек потерял компьютер или его украли, данные восстановить очень просто. В «облаке» работают и сложные ИТ-системы (например, 1С, Битрикс24 и т. д.) с защищенным доступом из любой точки мира: с ноутбуков и смартфонов.