Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Кристина Звягина, Елена Галлиулина Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Об авторах

Кристина Звягина

Бизнес – тренер, специалист по современному этикету и международному деловому протоколу и этикету

Член Ассоциации Специалистов по Этикету (АСпЭ)

Преподаватель школы этикета «ТриУмф», г. Казань, г. Воронеж

Преподаватель этикета в модельном агентстве «Sigma» (самом крупном в России и Белоруссии)

Автор статей по этикету в глянцевом журнале «PulsePRIME», автор статей рублики «Этикет» в газете «Новоусманская Нива»

Консультант, эксперт по закупкам и снабжению

Автор книги «Тендеры в коммерческих предприятиях», 2009 г.

Топ – менеджер и стартапер различных проектов в крупных производственных и строительных компаниях – 17 лет. Опыт работы в иностранных компаниях в России и США с 1995 года. Опыт проведения различных обучающих программ (тренингов, семинаров и мастер – классов) – 12 лет.

Елена Галиуллина

Бизнес-тренер, консультант, специалист по современному этикету и имиджу, международному деловому протоколу и этикету

Член Ассоциации Специалистов по Этикету (АСпЭ)

Член Высшего экспертного совета кафедры «Современный этикет» Академии социальных технологий

Лектор Высшей школы государственного и муниципального управления Казанского Федерального Университета (Деловая этика и деловой этикет)

Основатель и руководитель Школы этикета «ТриУмф», социальный предприниматель, член Торгово-промышленной палаты РТ

Автор статей по этикету в различных глянцевых журналах

Ведущая рублики «Этикет Вам в помощь» на местном республиканском канале ТНВ

Глава 1. Деловая переписка. Основные требования и правила к содержанию и оформлению

Особенность нашей динамичной современности заключается в том, что сейчас люди деловой сферы чаще переписываются, чем встречаются и проводят переговоры лично или по телефону.

Письменное деловое общение происходит в различных формах и форматах, начиная с написания обычных писем на бумажном носителе или электронных писем, заканчивая сообщениями в чатах, различных мессенджерах и социальных сетях. Поэтому навык грамотного письма с умением организовывать и излагать информацию коротко, четко и доступно так ценен в наше время для любого делового человека: предпринимателя, владельца бизнеса, топ-менеджера, а также любого сотрудника в найме. Причем вышеуказанные требования относятся не только к официальным деловым и электронным письмам, направленным во внешнюю среду, но к внутренним документам: служебным и докладным запискам, отчетам, рекомендациям, руководствам и презентациям.

Структура делового письма

Любое деловое письмо, будь то письмо с просьбой или претензией, должно иметь следующую общепринятую структуру:

– начало или вступительная часть, описывающая причину, цель, повод для написания данного письма;

– основная часть, отражающая суть проблемы или ситуации;

– заключение или итоговая часть, вытекающая из основной части в виде решения, просьбы, предложения или рекомендации;

– формула вежливости, например фразы «с уважением», «с наилучшими пожеланиями», «с надеждой на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на правильное понимание» и т. п.;

– должность руководителя предприятия, его подпись и печать организации. Печать обязательно ставится на деловых письмах и документах, связанных с финансовыми средствами и обязательствами. Например, на гарантийных письмах, офертах, рекламациях и претензионных письмах. В коммерческих предложениях ставить печать, напротив, не рекомендуется. Она должна занимать не более 2/3 подписи должностного лица;

– указание на приложения (если таковые имеются);

– ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Письмо должно быть четко структурированным и убедительным, со ссылкой на факты. Это позволит адресату легко понять суть повествования, установить причинно-следственные связи и понять, что конкретно требуется и в какие именно сроки.

Оформление делового письма

Составление и оформление деловых писем – неотъемлемая часть повседневной работы каждого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатываются достаточно быстро, но одно неграмотное письмо может пагубно сказаться на репутации компании и (или) зарубить на корню возможность выгодного долгосрочного сотрудничества с потенциальным деловым партнером.

Оформление стандартного делового письма производится согласно следующим правилам:

– текст письма выравнивается по ширине страницы;

– текст письма разбивается на абзацы, которые отделяются друг от друга одним интервалом;

– части письма также отделяются друг от друга одним интервалом;

– абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см от левого края страницы;

– заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;