Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Собственноручное написание благодарственного письма повышает его ценность в глазах любого человека, бизнес-партнера, даже если почерк не самый красивый, нужно не торопиться и писать разборчиво. Почерк – это именно то, что делает слова благодарности искренними, личными и наполненными смыслом.

В благодарственных письмах крайне важно поставить дату и собственноручную подпись.

11. Рекламация, претензионное письмо или официальная претензия

Содержание текста любого претензионного письма направлено на уведомление делового партнера, контрагента (продавца, поставщика, производителя, исполнителя или подрядчика) о неполном или некачественном выполнении взятых на себя обязательств по поставке товара, оказанию услуг или выполнению работ. Во всех стандартных договорах всегда содержится пункт, предусматривающий ответственность сторон за ненадлежащее исполнение взятых на себя обязательств. Например, в договорах поставки продукции это как минимум бесплатная замена бракованного товара в кратчайшие сроки, как максимум – уплата штрафной неустойки в определенном договором размере. Отсчет времени для урегулирования ситуации начинается с момента направления стороной письменной рекламации.

Виды деловых писем

К сфере деловой переписки эксперты относят два вида писем:

1) официальные письма на фирменном бланке компании – бумажном носителе;

2) электронные деловые письма – сообщения по корпоративной электронной почте.

Деловое письмо является важной частью имиджа и репутации любой компании – как делового партнера, так и работодателя. Поэтому в деловой переписке необходимо учитывать ряд основных правил и требований по содержанию и оформлению документов, которые прописаны в ГОСТе Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Категории деловых писем

В зависимости от количества адресатов, которым направляется то или иное деловое письмо, письма делятся на две категории, а именно:

– циркулярное письмо – это письмо, которое адресовано и направлено одним автором группе адресатов, т. е. нескольким должностным лицам или нескольким предприятиям. Самым распространенным циркулярным письмом являются уведомления, приглашения и информационные объявления о любых предстоящих изменениях в компании или в дальнейшем сотрудничестве;

– персональное письмо – это письмо, которое адресуется и направляется одному адресату, конкретному должностному лицу. К персональным письмам относятся гарантийные письма, адресованные, как правило, генеральному директору компании поставщика или письма-просьбы.

Степень формализованности делового письма

Некоторые виды делового письма, особенно внутрикорпоративные отчеты и планы, строго формализованы, заполняются и предоставляются в соответствии с разработанной и утвержденной генеральным директором типовой формой, единой для всех подразделений компании. Примером таких унифицированных форм, являются бюджет движения денежных средств (БДДС) на месяц, квартал или год, заявка на закупку, план закупок предприятия, план проведения тендеров и т. п.

Другие же деловые письма менее формальны, например внутренние электронные письма или текстовые сообщения при общении с контрагентами. Тем не менее все вышеуказанные документы должны быть логичными, четко и точно описывать ситуацию, быть понятными для адресата, а также грамматически, стилистически и синтаксическими правильными, не содержать ошибок.

Точка зрения при написании делового письма

Не менее важно перед началом любого делового письма выбрать так называемую точку зрения. Т. е. необходимо решить, с какой именно точки зрения будет производиться повествование с целью изложения ситуации:

– от первого лица (я, мне, мой, мы, нас, наше);

– от второго лица (Вы, Ваше);

– от третьего лица (он, она, ему, ей, его, ее, они, их, им).

Внутренние деловые документы – служебные и объяснительные записки, отчеты и письма – должны быть обязательно персонифицированы, поэтому их, как правило, следует писать от первого лица.

Написание деловых писем во втором лице является менее распространенной практикой. Точка зрения во втором лице больше используется для написания инструкций или корпоративных инструктивных писем. В случае применения точки зрения формы второго лица при написании же деловых писем партнеру нужно быть крайне осторожными, т. к. можно легко свалиться в обвинительный или даже враждебный тон повествования. Например: «Вы, как производитель, должны были предвидеть срыв сроков поставки вашей продукции из-за локдауна границ и проблем с поставками иностранного сырья» или «Ваша обязанность подрядчика в соответствии с п. 5 договора строительного подряда была произвести работы в строгом соответствии с графиком производства работ…».