Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Шрифт текста письма должен обязательно сочетаться, но не обязательно совпадать со шрифтом и размером шрифта шапки фирменного бланка компании, а также ее логотипом.

Пример из личного опыта авторов. В одной креативной российской компании в качестве корпоративного шрифта, используемого в шапке фирменного бланка компании, был выбран нетрадиционный Albertus Extra Bold, который отлично сочетался с логотипом компании.

В другой компании, занимающейся цветочным бизнесом, в качестве корпоративного шрифта при написании писем и сопроводительных записок к букетам был выбран необычный French Script, который очень похож на рукописный в лучших традициях старомодных личных деловых писем.

Еще в одной компании, работающей с американскими партнерами и поставляющими российскую мебель из натурального дерева в США, использовался Californian FB в качестве подчеркнутого уважения к иностранным партнерам.

Поля в деловом письме

Поля каждого листа делового письма должны быть одинаковыми применительно ко всему документу и его приложениям.

Стандартные размеры полей при написании делового письма считаются следующие:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

Бумага для делового письма

Для написания делового письма обычно используется стандартный формат бумаги: белая, А4, размером 210 мм x 297 мм. Подобная бумага выпускается несколькими производителями, самые распространенные марки – SvetoCopy Classic, «Снегурочка», Ballet A4 Classic и Nota. Она продается в пачках по 500 листов в любых магазинах канцелярских товаров и книжных.

Всем известно, что деловое письмо, как и человека, встречают по одежке, поэтому при их написании нельзя пренебрегать качеством бумаги, в частности, ее белизной. Бумага, предназначенная для записей и имеющая серый цвет категорически не подходит для написания деловых писем.

Плотность бумаги также является одним из показателей ее качества. Обычно, этот показатель указывается на упаковке. Для формата А4 он колеблется от 60 до 250 г/м². Для офисной бумаги, которая будет использоваться для написания деловых писем, лучше выбирать белую офисную бумагу с плотностью не менее 80 г/м², но лучше использовать бумагу плотностью 100 г/м².

Глава 2. Электронное деловое письмо

В деловой среде электронная почта на сегодня является одним из самых распространенных официальных каналов связи. Ежедневно на всех предприятиях, начиная от малых и средних, заканчивая крупными корпорациями, происходит отправка и получение огромного количества электронных писем от коллег, руководства и деловых партнеров.

Электронная почта является более живой, динамичной и менее формализованной формой общения по сравнению с деловыми письмами на бумажном носителе на фирменном бланке организации. Тем не менее существует ряд правил, которые при их соблюдении относят электронное послание к разряду деловой электронной переписки, которая имеет юридическую силу даже при рассмотрении споров между предприятиями в арбитражном суде.

Структура электронного делового письма

Для написания электронного делового письма необходимо заполнить графу «Кому», выбрав адрес электронной почты необходимого адресата, и сформулировать тему письма.

Тема электронного письма

При переписке по email любая почтовая программа просит заполнить поле «Тема». Написание темы письма помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике и позволяет облегчить поиск любой информации, касающейся конкретного вопроса.

Формулировка темы электронного письма – это обозначение своего рода сути объемом не более 5 слов, которая формулируется в начале письма и соответствует его содержанию. Предпочтительно обозначать тему, что называется, телеграфным стилем – без лишних слов, с конкретикой. Например, вместо темы «Фото» лучше написать «Фото брака поставленной 03.08.2023 продукции» или вместо темы «Гарантийное письмо» написать «Гарантия оплаты за поставленный 05.08.2023 кирпич».