Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Пример делового письма из личной практики авторов.

Роман Алексеевич, добрый день!

Настоящим сообщаем, что сегодня, 27 октября 2023 года, Вашей организацией были завершены электромонтажные работы в здании заводоуправления, расположенного по адресу: город Тамбов, ул. Дружинников, дом 21, стр. 1.

Приемка выполненных работ состоится комиссионно, уполномоченными представителями Заказчика и Подрядчика на объекте проведения работ в 11 часов 30 минут 29 октября 2023 года.

В связи с вышеизложенным:

1) Просим Вас подготовить 2 экземпляра акта приемки-сдачи выполненных работ по согласованной форме (Приложение № 5 к заключенному между нашими организациями договору строительного подряда № 68 от 03.06.2023 г.);

2) В случае успешной приемки вышеуказанных работ и подписания акта со стороны Заказчика, подписать акт со стороны Подрядчика и передать 1 (Один) экземпляр в бухгалтерию Заказчика в срок до 03 ноября 2023 г.;

3) Оплата за выполненные работы будет произведена в течение 5 (пяти) банковских дней после предоставления оригинала акта в адрес Заказчика.

Выражение вежливости в конце электронного письма

Деловые письма необходимо заканчивать вежливо и на позитивной ноте, независимо от его содержания, но без фамильярности, даже если с деловым партнером сложились теплые, дружеские отношения.

В деловой переписке лучше избегать креативных решений или шутливых фраз пожеланий или формулировок, особенно касающихся личных, человеческих качеств контрагента.

В практике авторов часто встречались различные и не совсем корректные для делового письма фразы типа: «Вы профессионал своего дела» или «Вы честный и порядочный закупщик».

Более уместно будет заменить подобные фразы более формальные и общепринятые в России, например, «С уважением», «С глубоким уважением» или «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью».

На Западе часто используют выражение «Искренне Ваш» или «Сердечно Ваш», а также «С самыми теплыми пожеланиями». Если западным партнерам нужно выразить глубокое уважение и определенную подчиненность, используется выражение «С почтением», особенно если деловая переписка ведется в церковной или дипломатической сферах.

С постоянными деловыми партнерами, с которыми завязалось тесное деловое общение и добрые отношения, а также в переписке с коллегами уместно пожелать хороших выходных, плодотворного рабочего дня или отличного настроения.

Слова благодарности в конце делового письма должны соответствовать нормам делового этикета, поэтому в письмах не рекомендовано злоупотреблять фразой «Заранее благодарен», т. к. подобные благодарственные фразы могут вызвать у партнера недоумение и ощущение, что его хотят вынудить соответствовать этой благодарности, таким образом поставив его в неловкое положение.

Вышеупомянутая фраза категорически не рекомендована к использованию, если речь идет о деловой переписке в разрезе закупочной деятельности и электронное письмо касается ценового предложения и условий поставки. Подобная фраза в письме с прикрепленным коммерческим предложением может вызвать у сотрудника отторжение по причине возникновения ощущения, что его хотят вынудить принять это предложение и совершить сделку.