Как победить стресс на работе за 7 дней

Рабочая нагрузка и давление связаны не только с поведением конкретного руководителя. Зачастую основной причиной этого служит низкая производительность и плохая организация рабочих процессов. Возможно, неравномерно распределена работа, из-за чего возникают сложности в решении определенных задач. Кроме того, такая неравномерность создает у сотрудников ощущение перегрузки, чрезмерного давления и стресса. Рабочие процедуры или процессы согласования могут быть неоправданно сложными или составленными без учета мнения тех, кто непосредственно занимается этими задачами. Руководители часто призывают «работать умнее, а не напряженнее», но лишь некоторые руководствуются этим намерением. Сколько раз ваши коллеги говорили: «Эта работа могла бы быть намного проще, если бы мы…»?

В следующих главах мы поговорим об основных средствах и приемах совершенствования рабочих процессов и повышения производительности без перегрузки и чрезмерного давления.

Анализ Парето

Иногда бывает трудно понять, с чего начать. Для управления временем и решения проблем полезно использовать анализ Парето. В субботу мы с вами поговорим о том, что 80 % задач можно решить за 20 % времени при разумном распределении времени. А сегодня мы применим то же правило к производительности труда. Предположим, что 80 % эффективной деятельности осуществляется в 20 % рабочего времени, а оставшиеся 80 % времени мы посвящаем задачам, охватывающим всего 20 % эффективности.

Метод Парето позволяет нам определить, как потратить время и деньги с максимальной эффективностью – «лучший результат за ваши деньги»!

Иногда нужно разобраться в том, как именно вы анализируете свою информацию. Давайте рассмотрим реальную ситуацию из моей жизни, и вы поймете, насколько полезен и эффективен может быть метод Парето.

Компания управляет сетью ресторанов быстрого питания в некоем городе. В каждом из шести ресторанов периодически заканчивается какой-то продукт. Из-за этого клиенты остаются недовольны, а персонал испытывает серьезное давление, так как приходится иметь дело с раздраженными клиентами и при этом думать, что руководство повесит это на них. Компания решила положить этому конец и начала собирать данные по ресторанам: у какого из ресторанов возникли самые серьезные проблемы и какова их причина. Результаты были сведены в график.

Количество продуктов, предлагаемых ресторанами

Причины отсутствия какого-либо продукта

Проанализировав первый график, руководство могло бы сосредоточиться на ресторане 3, где предлагалось наибольшее количество продуктов. Однако если проанализировать все причины по ресторанам, то станет ясно, что главная проблема – это неправильная работа с продуктовыми запасами. А это означает, что усилия нужно сосредоточить не на конкретном ресторане, а на причине. Вот как проблему решили в реальной жизни. Компания внедрила на центральном складе простую систему напоминаний. В конце дня сотрудники центрального склада обзванивали все рестораны, чтобы уточнить, не забыли ли там ввести свои заказы в электронную систему. Проблема была решена, клиенты довольны, и стрессовая ситуация для персонала разрешилась наилучшим образом.

Пять экономных принципов

Термины «экономные принципы», «кайдзэн», «шесть сигм» или «усовершенствование процессов» порой могут показаться таинственными и загадочными, хотя их используют для повышения эффективности уже довольно давно. Лично я считаю, что все эти приемы действительно могут быть полезны, но порой в их использовании люди заходят слишком далеко и забывают о социальном аспекте работы, который тоже оказывает серьезное влияние на производительность. И все же прагматичное применение некоторых принципов и средств может значительно улучшить ситуацию с нагрузкой и давлением. Об этом мы с вами сейчас и поговорим.

1.  Выясните, что именно повышает производительность

Деятельность, добавляющая ценность, в первую очередь удовлетворяет потребности клиентов. Деятельность, не добавляющая ценность, требует времени и ресурсов, но при этом ничего не меняет и не способствует удовлетворению потребностей клиентов. Под «клиентами» мы понимаем внешних или конечных потребителей, а также внутренних потребителей – то есть тех, кто выполняет следующую задачу в производственной линейке – другой отдел или службу.

Это может показаться очевидным, но подумайте о своем типичном рабочем дне. Оцените, сколько времени вы тратите на деятельность, не добавляющую ценность: ожидание, переработку и т. п. Если вы сможете сократить ее, у вас освободится время на другие задачи. А само осознание того факта, что вы реально работаете и создаете нечто ценное, повышает мотивацию – и вашу собственную, и всей команды.