Как победить стресс на работе за 7 дней

Важно отметить, что определенные действия, не добавляющие ценность, могут быть необходимы для завершения процесса. Но это еще не значит, что без них нельзя обойтись. Не воспринимайте ситуацию как должное. Не бойтесь спросить: «А зачем мы это делаем?»

На прошлой работе я не меньше двух дней в месяц тратил на составление очень подробного отчета с десятками графиков, таблиц и планами действий. Эта работа меня очень расхолаживала и вызывала ощущение подавленности. Я прекрасно знал, что в головном офисе никто не будет читать моего отчета – в лучшем случае просмотрят заголовок и итоги. Я даром тратил рабочее время. Но когда-то давно кто-то решил, что нам нужен такой отчет, поэтому я вынужден был его составлять. Однажды я решил проверить свою теорию на практике и просто заменил титульный лист своего отчета, оставив его содержание неизменным. Никто не сделал мне замечания. Когда я объяснил свой поступок высшему руководству, было решено сократить ежемесячный отчет до одной страницы – и это решение касалось не только меня, но и семи других отделов нашей компании. У всех нас освободилось время для по-настоящему важной и значимой работы.

2.  Устраните пустые траты

Пустые траты могут быть связаны с семью причинами:

• Дефекты или ошибки

• Перепроизводство

• Транспортировка

• Ожидание или излишние согласования

• Инвентаризация или чрезмерные запасы

• Движение

• Излишняя обработка

Наша задача – сократить пустые траты в пользу действий, добавляющих ценность. Если мы говорим об управлении стрессом, то нужно обратить внимание на движение и сокращение доли физического труда, использование механических средств, а не физической силы, исключение лишних или неэффективных процедур и согласований. Все это вызывает подавленность и ощущение перегрузки.

3.  Стоимость должна возрастать по желанию клиента

Слишком часто наша нагрузка зависит от указаний «сверху», а не потребностей внутреннего или внешнего клиента. И это приводит к появлению слабого звена и возникновению серьезных проблем в работе.

Чтобы избавиться от проблем, сразу хочется использовать больше ресурсов или оборудования. Однако простейший анализ позволит сгладить ситуацию силами имеющихся ресурсов. Всегда можно перераспределить нагрузки и снизить давление на сотрудников.

Описанный ниже реальный пример связан с работой аттракциона в парке развлечений. Этот аттракцион никак не мог выполнить план по заполняемости (количество клиентов в час). Это влияло на время ожидания в очередях и удовлетворенность клиентов. Кроме того, сотрудники испытывали серьезный стресс из-за невозможности выполнить план и необходимости общения с раздраженными клиентами, которым приходилось долго ждать.

Теоретически, аттракцион мог функционировать с частотой 20 секунд (этот показатель называется тактом: рабочее время, поделенное на востребованность клиентами). Чтобы достичь тактового показателя в 20 секунд, определенные шаги должны были завершаться одновременно: запуск клиентов, сдача сумок в камеру хранения, посадка, запуск и т. п. Каждый из этих шагов мог завершаться в отведенное время, как показано на диаграмме:

Шаги процесса: загрузка и запуск аттракциона

Затем мы изучили, как десять шагов процесса делятся между пятью работниками, обслуживающими аттракцион, оператором и четырьмя помощниками. Мы сформировали таблицу загрузки, и нам стало ясно, что проблема заключается во втором помощнике.

Как вы можете догадаться, обязанности второго помощника никто не хотел исполнять, поскольку было очевидно, что именно они тянут команду назад – что бы ни делали все остальные, успеха добиться не удавалось. Вместо того чтобы искать дополнительные ресурсы, мы решили перераспределить нагрузку и переложить по одному шагу со второго помощника на первого и четвертого, поскольку они были недогружены (кроме того, время, которое они тратили впустую, ожидая завершения работы второго помощника, их расхолаживало).

Таблица загрузки персонала аттракциона

В результате все члены команды стали работать эффективно, смогли уложиться в тактовое время и избавиться от проблем, что показано на заключительной диаграмме. Это пошло на пользу и персоналу, и клиентам.

Таблица загрузки персонала аттракциона – после корректировки

4.  Вовлечение сотрудников и повышение ответственности

Когда мы завтра будем обсуждать управление изменениями, мы увидим, что вовлечение сотрудников самым позитивным образом сказывается на успехе перемен. Вчера мы узнали, что сложность задачи и вовлеченность в процесс определения рабочей загрузки повышает мотивацию, укрепляет командный дух и способствует повышению эффективности труда.

5.  Постоянные улучшения