Как победить стресс на работе за 7 дней

Если вы заметили в своей речи выражения типа «вот так всегда!», подумайте, есть ли тому объективные доказательства. Когда человека захлестывают эмоции, очень легко обо всем забыть и не обращать внимания на факты. Представьте себе обычную супружескую пару – когда супруги в браке более сорока лет, кто-то из них вполне может забыть о дне рождения или другой важной дате. Но всегда внимание обращают на тот всего один раз, когда человек что-то забыл, а о том, что он 99 раз об этом помнил, никто уже и не вспоминает.

Отрицание позитива

Вы получили комплимент, но с небольшой припиской-пожеланием на будущее. Начальник говорит: «Это был прекрасный проект! Вы справились с ним в срок и уложились в бюджет. Все высоко оценили ваш вклад. Отличная работа! В следующий раз мне бы хотелось быть в курсе потенциального риска для программы». И что же вы услышали? Только то, что начальник недоволен качеством вашего с ним общения!

Учитесь слушать. Отмечайте все хорошее, принимайте заслуженную похвалу. Если вы руководите другими людьми, это урок для вас. Отделяйте похвалу от критики, чтобы люди не сосредоточивались на критических замечаниях, пропуская похвалу мимо ушей.

Необоснованные заключения

На полученную информацию вы реагируете предположениями, основанными на вашем восприятии самого себя. Например, до вас дошел слух, что ваш отдел будет реорганизован и кому-то придется уволиться. Вы тут же решаете, что уволят именно вас. Проанализируйте доказательства – и вы поймете, что ваши навыки и знания делают вас куда более незаменимым, чем других ваших коллег.

Тайм-менеджмент

В отличие от управления переменами, для управления временем существует множество программ и специальных книг, которые могут оказать вам серьезную помощь. Большинство советов сводится к следующему:

• Создание адекватной рабочей среды

• Расстановка приоритетов

• Выполнение задач и действий в соответствии с определенными приоритетами

• Минимизация времени, потраченного на неприоритетные задачи

В среду, обсуждая вопросы перегрузки, давления и рабочей среды, мы уже говорили о некоторых организационных элементах тайм-менеджмента (анализ Парето, деятельность, добавляющая и не добавляющая ценность, анализ загрузки). Но есть ряд простых правил, которые помогут вам сделать личный тайм-менеджмент более эффективным.

Определение приоритетов

Определение приоритетов – ключевой момент тайм-менеджмента. Для этого я использую очень простую систему: Делать, Отложить, Перепоручить или Бросить.

Следует ли это дело делать мне? И следует ли делать это сейчас? Если на оба вопроса я отвечаю утвердительно, значит, дело попадает в категорию «ДЕЛАТЬ». Иногда приходится серьезно подумать: действительно ли я обладаю некими уникальными знаниями, навыками, опытом и авторитетом, что сделать это могу только я?

Подумайте о своем графике и о том, вписывается ли в него эта задача. Возможно, дело было поручено именно вам, но вы знаете, что задача все равно не будет решена в течение ближайших двух недель, потому что кто-то в отпуске или комитет по утверждению соберется не раньше чем через две недели. То есть в выполнении этой задачи время не критично. И она попадает у нас в категорию «ОТЛОЖИТЬ». Я все сделаю, но не сейчас. Естественно, что с течением времени дела из этой категории постепенно переходят в категорию «ДЕЛАТЬ».

Если дело может выполнить кто-то другой, сейчас или позже, то его мы помещаем в категорию «ПЕРЕПОРУЧИТЬ». Вы должны объяснить человеку, которому поручаете дело, насколько важно и срочно его нужно выполнить, поскольку у него могут быть свои приоритеты и дела, порученные другими людьми. Убедитесь в том, что человек понимает свою задачу, и предоставьте ему действовать самостоятельно. Будьте готовы к тому, что он тоже может перепоручить это дело кому-то другому, но согласуйте точный срок выполнения.

И наконец, если задача не имеет значения и ее решение никому не нужно, помещаем ее в категорию «БРОСИТЬ». Хочу сразу предупредить: вы должны обязательно сообщить тому, кто дал вам такое поручение, что вы не станете его выполнять. Не стоит нарываться на выговор только потому, что руководство было уверено, что вы работаете над порученной задачей.

Эффективность совещаний

Когда речь идет о тайм-менеджменте, то самый надежный способ высвободить время для других дел заключается в повышении эффективности деловых встреч. Мне всегда приходилось тратить значительную часть рабочего времени на деловые встречи и совещания. Порой мне казалось, что эти мероприятия не имеют никакой цели, повторяют другие встречи, на которых я уже присутствовал. Со многих совещаний я выходил, недоумевая, было ли принято какое-то решение или нет.