Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Наладить деловые отношения с южноамериканским представителем

Утвердить кадровую политику и процедуру набора сотрудников

Поставить новый стул в гостиной

Проекты не нужно перечислять в каком-либо определенном порядке, зависящем от масштаба или приоритетности. Они просто должны присутствовать в основном списке, который позволял бы обращаться к ним достаточно часто для того, чтобы обеспечить планирование требуемых дальнейших действий по каждому из них.

Невозможно физически выполнить проект, вы можете только предпринять активные шаги, относящиеся к нему. Когда предпринято достаточное количество необходимых мер, возникает ситуация, достаточно близкая к изначальной картине ожидаемого результата — проект можно назвать «осуществленным». Список проектов — это совокупность «финишных ленточек», которые мы намечаем для себя, чтобы наши последующие действия во всех сферах продвигались в нужном направлении.

Материалы по проекту

Для осуществления многих ваших проектов вам понадобится собрать необходимую информацию, которую нужно рассортировать по тематике, предмету или названию проектов. Ваш список «Проекты» будет просто указателем. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе работы над различными проектами, должна храниться в отдельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.

Вспомогательные материалы и файлы. Как только вы рассортируете все материалы проекта по предметам или тематике, вы, скорее всего, обнаружите, что они имеют ту же важность, что и другая помеченная информация, и их можно хранить в той же системе помеченных материалов (например, папка «Свадьба» может храниться в общей системе всех помеченных вами материалов). Единственное отличие состоит в том, что материалы по проектам, предполагающим активные действия, нужно будет просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое определение всех необходимых шагов.

Обычно я рекомендую людям хранить вспомогательные материалы там, где они не бросаются в глаза. Если у вас под рукой есть эффективная система обращения к информации, вы увидите, что это — самый простой способ организации материалов. Впрочем, иногда удобнее будет быстро и легко обращаться к материалам и поддерживать постоянный доступ к ним, особенно если вы работаете над «горячим» проектом и должны сверяться со вспомогательными данными по нескольку раз в день. Прозрачные файлы в пружинных папках, которые лежат на расположенных друг под другом лотках в пределах досягаемости, могут оказаться наиболее практичными для «текущей» бумажной работы подобного рода.

Категория первоочередных шагов

Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого незамкнутого цикла, без исключения.

Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. Отслеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добавлять в списки «Первоочередных шагов»), и, наконец, все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список «Ожидания»).

Календарь

Напоминания о действиях, которые вы должны предпринять, делятся на две категории: напоминания о событиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, которые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.

В календаре следует отмечать три вещи:

• действия, которые следует совершить в определенное время;

• действия, которые следует совершить в определенный день;

• информацию, приуроченную к конкретным датам.

Действия, которые следует совершить в определенное время. Речь идет о назначенных деловых встречах. Часто первоочередные действия в рамках конкретного проекта предполагают встречи, на которых будет обсуждаться проект. Достаточно просто сделать пометку о встрече в календаре.