Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Действия, которые следует совершить в определенный день. Имеются в виду действия, которые нужно совершить в течение конкретного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы сказали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы узнать, все ли в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Отчет будет получен не раньше четверга, а в субботу она уезжает за границу, так что пятница — это временной промежуток, на протяжении которого можно совершить требуемое действие, но это можно сделать в любое время дня. Нужно записать эту информацию в календарь, но не привязывать ее к конкретному времени — дело нужно сделать в пятницу в течение дня. Полезно иметь под рукой ежедневник, где можно помечать действия обеих рассмотренных категорий.

Информация о конкретных датах. В календаре также следует помечать сведения, которыми вы хотите располагать в конкретные дни — не обязательно напоминания о действиях, а скорее информация, которая может оказаться полезной в определенный момент. К этой категории можно отнести указания для деловых встреч, мероприятия, в которых в этот день будут участвовать другие люди (семья, сотрудники), или события, представляющие интерес. Полезно также записывать в календарь краткосрочную информацию, о которой следует помнить: например, напоминание о том, чтобы позвонить кому-то через день после того, как он вернется из отпуска.

Долой списки дел на каждый день. В календаре должны быть только три указанных категории напоминаний, и ничего другого! Я понимаю, что для сторонников традиционных концепций распределения рабочего времени, убежденных, что «список дел на каждый день» — главная вещь в жизни делового человека, мое учение — сущая ересь. Но подобные списки не выполняют своих функций по двум причинам.

Во-первых, неиссякаемый поток входящей информации и смена приоритетных направлений вносят такие существенные изменения в ежедневную работу, что практически невозможно заранее определить проблемы, которые нужно будет решить. Всегда полезно иметь под рукой эффективный план действий, но он должен допускать возможность изменений в любой момент. Попытки составить в календаре письменный перечень, который нужно переносить на следующий день, если дела не сделаны, — это неблагодарное и бессмысленное занятие. Списки «первоочередных шагов», приверженцем которых я являюсь, должны содержать все эти напоминания, даже те, которые сильнее всего зависят от времени. И их не придется переписывать ежедневно.

Во-вторых, если в списке дел есть задание, которое не обязательно выполнять в течение дня, то оно будет только отвлекать ваше внимание от проблем, требующих срочного решения. Если я должен позвонить Миоко в пятницу, потому что это — единственный день, когда я смогу с ней связаться, а в моем списке есть еще пять менее важных или менее срочных звонков, то в суете я могу так и не позвонить Миоко. Мой мозг может упустить из виду напоминание о том, что у меня не будет другой возможности сделать этот звонок. Получается, что я неверно использую систему. На мой взгляд, календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только в случае переноса деловых встреч.

Благословенны те, кто обладает гибкостью, ибо для них не составит труда приспособиться к изменениям.

Майкл МакГриффи, доктор медицины

Списки первоочередных действий

Так куда же определить напоминания о первоочередных действиях? В списки первоочередных действий, которые, наряду с рабочим календарем, составляют основу организации управления деятельностью.

Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. «Позвонить Джиму Смиту по поводу собрания бюджетного комитета», «Связаться с матерями Рэйчел и Лоры по поводу загородного лагеря» и «Набросать идеи для ежегодной конференции по продажам» — все это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.

Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные действия», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередных действий» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.

Все нужно упрощать до предела, но не более того.

Альберт Эйнштейн

Проблемы, не требующие активных действий