Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.

У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.

Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.

Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.

Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.

Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.

Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.

Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.

Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:

Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.