Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

В действительности, конечно, невозможно постоянно фиксировать абсолютно все рутинные проблемы. Жизнь протекает слишком быстро, и вы заняты слишком большим объемом работы в течение недели, чтобы перенести все идеи и заботы из собственной головы на внешний носитель. Однако пусть это станет эталоном для подражания, который будет побуждать вас постоянно поддерживать порядок в делах, на работе и в личной жизни.

На старт, внимание…

Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.

2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».

3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают «где-то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.

Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.

Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…

… Поехали!

Физический сбор материала

Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд, находится не на своем месте.

Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии.

Что должно остаться там, где лежит

Лучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.

• Ресурсы.

• Справочные материалы.

• Предметы обстановки.

• Оборудование.

Ресурсы — это все материалы, которые вы должны держать у себя, поскольку регулярно их используете. Канцтовары, визитки, марки, скобки, самоклеющиеся листки, широкоформатные блокноты, скрепки для бумаги, баллоны для шариковых ручек, батарейки, формы документов, которые вы регулярно заполняете, ластики — все это относится к данной категории. Многие также держат на работе ящики с «личными ресурсами», где хранятся зубные нити, влажные салфетки, мятные конфеты и т. д.

Справочные материалы — это любая нужная информация, которую вы храните у себя: например, инструкции для пользования компьютерными программами, меню местного кафе с доставкой на дом или расписание футбольных игр вашего сына. К этой же категории относятся телефоны, адреса, любой материал, касающийся проектов, тем, предметов, и источники данных, такие как словари, энциклопедии, альманахи.

Предметы обстановки. К данной категории относятся семейные фотографии, картины, а также забавные и ободряющие надписи, прикрепленные к вашей доске объявлений. Еще вы можете держать у себя значки, памятные сувениры и/или растения.

Оборудование. Как нетрудно догадаться, речь идет о телефонах, компьютерах, факсах, принтерах, мусорных корзинах, мебели и видеоаппаратуре.

Несомненно, есть масса вещей, относящихся к четырем перечисленным категориям, в основном это все ваши рабочие инструменты и аппаратура, которые не требуют совершения никаких активных действий. Все остальное — «исходные материалы». Но многие вещи, которые вы изначально могли бы отнести к ресурсам, справочным материалам, предметам обстановки или оборудованию, также могут требовать выполнения активных действий, поскольку находятся не там, где должны быть.