Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Аварийньй просмотр — это не обработка

Большинство людей, просматривая содержимое корзины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела, с которыми разбираются в первую очередь. «Аварийный просмотр» полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут начнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.

Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по отдельности. Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабатывать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания. В этом случае рабочий конвейер перестанет функционировать, и необработанные материалы снова заполнят ваш стол и офис.

Последним прибыл — первым обслужен. Или наоборот?

Теоретически, вы должны перевернуть корзину вверх дном и приступить к обработке первой проблемы, которая находится поверх остальных. Впрочем, если продвигаться от одного конца к другому в течение достаточно существенного промежутка времени, то не так уж важно, с какого конца следует начать работу. В любом случае вам предстоит рассмотреть каждую проблему. А если вы пытаетесь расчистить ворох накопившихся входящих электронных сообщений, то, оказывается, удобнее начинать обработку с последнего из них, поскольку так легче отслеживать переписку с каждым из адресатов.

Корзина — это место обработки, а не склад.

Обрабатывайте проблемы по одной

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в процессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заинтересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить, а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это — опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вызывает у вас неопределенное «гм-м», потому что есть более легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзины сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. И хотя очевидно их желание «разобраться с большим куском работы», я постоянно напоминаю клиентам о том, чтобы они отложили все, кроме предмета, лежащего на вершине стопки. Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение. И даже если процесс обработки был прерван (что вполне возможно), то, по крайней мере, вас не будут отвлекать десятки неприкаянных предметов, раскиданных вокруг корзины.

Исключение: многозадачный режим

Есть незначительное исключение из правила, требующего обрабатывать проблемы по одной за раз. Некоторые типы личности просто не могут не переносить внимание с одной вещи на другую, хотя бы на минуту, если нужно принять решение по первой проблеме. Когда я вижу, что клиент является представителем именно такого темперамента, то разрешаю ему доставать из корзины сразу по два, а то и по три предмета для обработки. В этом случае он может быстрее и с меньшими затратами выбирать дальнейшие действия.

Помните, многозадачный режим составляет исключение — и он работает только в том случае, если вы строго соблюдаете последовательность обработки материалов и не отвлекаетесь ни от одного решения более чем на минуту или две.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь — из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия?»