Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют «первоочередной шаг», когда решают «организовать собрание». Но это — не первоочередной шаг: он не предполагает физических действий. Как организовать собрание? Возможно, нужно обзвонить людей или разослать им электронные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца обработку данной задачи. Если не определено следующее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физическое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и рабочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: «Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать». Ловко. Но принятие решения не является действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В принятии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения могут попадать к вам из внешних источников («позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для делового предложения») или возникать в результате ваших собственных размышлений («Набросать идеи очередной реорганизации»). В любом случае, чтобы сдвинуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

• Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).

• Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).

• Отложить дело — поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.

Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпринять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.