Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, необходимый для прохождения медосмотра, — позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сделали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные «неровности рельефа», вокруг которых следует строить дальнейшую деятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению списков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется перенести на один из последующих дней. Сопротивляйтесь этому импульсу. Вы должны доверять своему календарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории «как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами».

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества действий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловленный данным методом организации проблем, — это увеличение результативности, когда вы работаете в определенном режиме. Работая в режиме «телефон», вы обзваниваете массу людей — нужно только просмотреть список звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объем работы, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы перейти от одного вида деятельности к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

Очевидно, несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы:

• Звонки.

• Компьютер.

• Выезды.

• Офисные дела (В офисе (разное)).

• Дома.

• Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

• Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно совершить; можно работать над этой категорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намеченных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставляют вам прекрасную возможность проработать свой список. Имея под рукой отдельный список звонков, гораздо легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.