Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать другие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются события, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т. д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпринять кто-то другой, вам нужно не напоминание о дальнейших действиях, а просто «спусковой механизм», напоминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, проверить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следующий этап выполнения проекта может переходить от одного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда продавец явится к вам со своим предложением (предложение уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину «Прочесть/просмотреть»). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее.[7]

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение которых возложено на других людей.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми напоминаниями о дальнейших действиях — добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать заметки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пытаются архивировать голосовые сообщения, с которыми «надо что-то сделать», однако это не самый эффективный способ хранения напоминаний.

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Некоторые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действиях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некоторых электронных сообщений.

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенными напоминаниями о предстоящей работе. Категория «Прочесть/просмотреть», в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распространенным примером. Конечно же, было бы излишне писать «Просмотреть журнал Fortune» в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину «Прочесть/просмотреть» в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все квитанции в папке или стопке под названием «Счета к оплате» (или, более общее заглавие, «Финансовый процесс»). Аналогично, чеки, необходимые для подтверждения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке «Квитанции для обработки».[8]

Возможно, специфика вашей работы, входящего материала и рабочего места такова, что наиболее эффективным методом организации различных категорий может оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае завести корзину или папку, где содержатся только документы, требующие конкретных действий, будет наилучшим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоминания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвердительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмотрение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.