Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Общее хранилище справочных материалов. Хорошая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она крайне необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе обработки «корзины». Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и доступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда обратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четырехсот папок с бумажными справочными материалами общего характера и от тридцати до ста электронных папок.

Объединение материалов в большие категории. Любая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортированы по единственному критерию. Например, если вы занимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если «предмет рассмотрения» предполагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведениями, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализированных папках для справочной информации. Когда вы читаете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием «Садоводство» или в общую систему, вместе с другими сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; исключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

«Ролодексы» и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нужно держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная информация всех типов — номера домашних, рабочих, мобильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, любимых винах и блюдах и т. д. В более официальной рабочей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокнотов, которые продавались на протяжении последних пятидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется никаких действий — это только информация, доступ к которой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших индивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о намеченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут определены и упорядочены в списки напоминаний, телефонные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколько информации нужно хранить, где и на каких носителях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становится все легче применять и подсоединять к большим базам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.